Tipps für Ihren Revisionsbericht

Erleben Sie das Schreiben eines Revisionsberichts oder anderer berichtartiger Texte als unangenehme Pflicht? Dr. Peter Wesel verrät Ihnen, worauf Sie inhaltlich, kommunikativ und visuell bei der Erstellung eines professionellen Berichts achten sollten. Der Experte kann auf eine langjährige Erfahrung zurückblicken und gibt Ihnen zudem eine Checkliste an die Hand!

Wie erreicht man bei der Erstellung des Revisionsberichtes die Zielgruppe, die man erreichen möchte?

Geprüfte und Auftraggeber sind die wichtigsten Leser der Revisionsberichte. Beide Zielgruppen haben sehr unterschiedliche Erwartungen an die Ergebnisdarstellung. Wer sind Ihre wichtigsten Leser der Berichte? Es hat sich bewährt, den Bericht empfängerorientiert zu schreiben:

Für den Auftraggeber wird die Zusammenfassung der wichtigsten Feststellungen, ggf. der notwendigen Empfehlungen und Maßnahmen, als Management Summary (oder zusammengefasstes Prüfungsergebnis) sehr weit vorn in der Gliederung gebraucht. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse Ihrer Arbeit soll auch bei allen anderen Berichtsanlässen die Aufforderung verstärken, etwas zu ändern. Sprachlich sollten Sie berücksichtigen, dass Vorstände und Geschäftsführer spezielle Begriffe, Anglizismen oder Abkürzungen nicht jeden Tag nutzen. Schreiben Sie diese daher besser aus oder erläutern Sie diese. Reduzieren Sie Ihre Aussagen auf die wichtigsten Sachverhalte, deren Bewertung und Empfehlungen zur Beseitigung von Mängeln. Der Auftraggeber kann bei Bedarf auch weiterlesen und detaillierter im Hauptteil und im Katalog alle Empfehlungen nachlesen, welche Ergebnisse die Prüfung insgesamt gebracht hat.

Die Leiter und Mitarbeiter der geprüften Bereiche benötigen überwiegend eine gesamtheitliche Darstellung ihrer Arbeit und der darin liegenden Verbesserungspotenziale. Daher gilt es im Hauptteil besonders die Erwartungen der Geprüften zu bedienen. Beschreiben Sie Ist-Zustände eher etwas ausführlicher und arbeiten Sie die darin liegenden Mängel klar mit Ursachen und Wirkungen heraus. Es muss für die Geprüften nachvollziehbar werden, wie die Interne Revision zu den Feststellungen gelangt ist und warum sie diese so bewertet.

Besonders wichtig ist es, die Empfehlungen sachlich korrekt, gut abgestimmt mit den Geprüften und sinnvoll, machbar terminiert zu formulieren. Nur so kann die intrinsische Motivation entstehen, die Maßnahmen und Empfehlungen termin- und qualitätsgerecht umzusetzen.

Wie erreicht man, dass Kernaussage und Empfehlungen im Revisionsbericht gelesen und umgesetzt werden?

Es muss klar nachvollziehbar sein:

Das sollte anhand von Beispielen aus der Praxis der Leser beschrieben werden und die Vorteile aufzeigen, die den geprüften und dem Unternehmen durch die Umsetzung von aufgezeigten Verbesserungspotenzialen entstehen.

Begleitend dazu sollte der Revisionsbericht auf das Wesentliche reduziert werden. Eine gute Gliederung, die den „roten Faden“ für die Leser nachvollziehbar und erkennbar machen, eine einfache und klare Sprache unterstützen die Wahrnehmung der Kernaussagen. Darüber hinaus sind eine ansprechende visuelle Aufbereitung, eine gute Textgestaltung und der sparsame Gebrauch von Hervorhebungen sowie aussagekräftige Bilder und Grafiken hilfreiche Bausteine für einen gelungenen Revisionsbericht.

Welche Stolperfallen gibt es beim Erstellen eines Revisionsberichts? Worauf sollte man achten?

Es gibt viele Aspekte, die man aber in sieben Gruppen zusammenfassen kann. Davon betreffen drei Gruppen den Inhalt des Berichts und vier Gruppen richten sich an kommunikativen Aspekten aus.

Um bei den Inhalten des Berichts möglichst nichts falsch zu machen, sollten die Autoren und Berichtskritiker auf folgende drei Kriterien achten:

Kommunikativ kommt es darauf an, dass der Bericht insgesamt:

Diese sieben Kriterien-Gruppen beschreiben, welche „Stolperfallen“ es gibt und wie sie zu vermeiden sind. Sie dienen somit den Autoren als „Checkliste“ beim Verfassen und den Berichtskritikern zugleich als „Checkliste“ im Rahmen der Qualitätssicherung.

Abschließend möchte ich noch betonen, dass die Unterstützung durch Revisionstools und die damit verbundene komfortable Ablage von Arbeitspapieren eine wichtige Chance bieten, die Berichte knapp zu halten und sie aber auch nicht durch Anhänge und Anlagen wieder aufzubauschen. Leider nutzen viele Revisionen so gut wie keine Tools oder verwenden Funktionen, die zur Unterstützung der Prüfungsdokumentation vorhanden sind, nicht oder nicht optimal.