Tipps für Ihren Revisionsbericht

  • 18. Juli 2018
  • Silke Ritter
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Erleben Sie das Schreiben eines Prüfungsberichts als unangenehme Pflicht? Worauf Sie inhaltlich, kommunikativ und visuell bei der Erstellung eines Revisionsberichts achten sollten, verrät Dr. Peter Wesel. Der Experte kann auf eine langjährige Erfahrung zurückblicken und gibt Ihnen zudem eine Checkliste an die Hand!

Zielgruppenorientierte Aufbereitung des Revisionsberichts

Wie erreicht man die Zielgruppe, die man erreichen möchte?

Geprüfte und Auftraggeber sind die wichtigsten Leser der Revisionsberichte. Beide Zielgruppen haben sehr unterschiedliche Erwartungen an die Ergebnisdarstellung. Es hat sich daher bewährt, den Bericht empfängerorientiert zu schreiben:

Für den Auftraggeber wird die Zusammenfassung der wichtigsten Feststellungen, ggf. der notwendigen Empfehlungen und Maßnahmen, als Management Summary (oder zusammengefasstes Prüfungsergebnis) sehr weit vorn in der Gliederung gebraucht.
Sprachlich sollten Sie berücksichtigen, dass Vorstände und Geschäftsführer spezielle Begriffe, Anglizismen oder Abkürzungen nicht jeden Tag nutzen. Schreiben Sie diese daher besser aus oder erläutert Sie diese.
Reduzieren Sie Ihre Aussagen auf die wichtigsten Sachverhalte, deren Bewertung und Empfehlungen zur Beseitigung von Mängeln. Der Auftraggeber kann bei Bedarf aber auch weiterlesen und detaillierter im Hauptteil und im Katalog aller Empfehlungen nachlesen, wie die Interne Revision gearbeitet hat und welche Ergebnisse die Prüfung insgesamt gebracht hat.

Die Leiter und Mitarbeiter der geprüften Bereiche dagegen benötigen häufig eine gesamtheitliche Darstellung ihrer Arbeit und der darin liegenden Verbesserungspotenziale. Daher gilt es im Hauptteil besonders die Erwartungen der Geprüften zu bedienen. Beschreiben Sie Ist-Zustände eher etwas ausführlicher und arbeiten Sie die darin liegenden Mängel klar mit Ursachen und Wirkungen heraus. Es muss für die Geprüften nachvollziehbar sein, wie die Interne Revision zu den Feststellungen gelangt ist und warum sie diese so bewertet.
Besonders wichtig ist es, die Empfehlungen sachlich korrekt, gut abgestimmt mit den Geprüften und sinnvoll, machbar terminiert zu formulieren. Nur so kann die intrinsische Motivation entstehen, die Maßnahmen und Empfehlungen termin- und qualitätsgerecht umzusetzen.

Um diese ausgewählten Aspekte der Berichterstattung gut berücksichtigen zu können, müssen Sie als Prüfer Ihre Leser und deren Erwartungen möglichst gut kennen. Die Abstimmung des Berichtsentwurfs und die Schlussbesprechung nehmen daher einen sehr wichtigen Platz ein, um die Zielstellung jeder Prüfung wirklich erfüllen zu können.

Klare Maßnahme-Empfehlungen

Wie erreicht man, dass Kernaussage und Maßnahme-Empfehlungen im Revisionsbericht gelesen und umgesetzt werden?

Es muss klar nachvollziehbar sein
• an welcher Stelle des Prozesses der Mangel oder das Risiko liegt
• wie Mangel oder Risiko beschaffen sind
• was die Ursachen, begünstigenden oder einschränkenden Rahmenbedingungen sind
• welche Auswirkung der Mangel hat oder das Risiko haben könnte.

Das sollte anhand von Beispielen aus der Praxis der Leser beschrieben werden und die Vorteile aufzeigen, die den geprüften und dem Unternehmen durch die Umsetzung von aufgezeigten Verbesserungspotenzialen entstehen.

Wichtige Ergebnisse sollten Sie im Prüfbericht angemessen wiederholen, dadurch verankern sie sich eher im Gedächtnis. Zum Beispiel in der Zusammenfassung für das Management und/oder in der Ergebnisdarstellung je Prüfobjekt.

Begleitend dazu sollte der Revisionsbericht auf das Wesentliche reduziert werden. Eine Gliederung, die den „roten Faden“ für die Leser nachvollziehbar und erkennbar macht sowie eine einfache, klare Sprache unterstützen, dass Kernaussagen richtig wahrgenommen werden.

Wie kann eine entsprechend visuelle Aufbereitung die eigenen Aussagen unterstützen? Welche Tipps haben Sie?

Da helfen schon eine gute Textgestaltung, sparsamer Gebrauch von Hervorhebungen, aber auch Bilder oder Grafiken, welche die wesentlichen Sachverhalte wiederholend beziehungsweise zusammenfassend veranschaulichen.

So vermeiden Sie Stolperfallen im Revisionsbericht

Welche Stolperfallen gibt es beim Erstellen eines Revisionsberichts? Worauf sollte man achten?

Es gibt viele Aspekte, die man aber in sieben Gruppen zusammenfassen kann. Davon betreffen drei Gruppen den Inhalt des Berichts und vier Gruppen richten sich an kommunikativen Aspekten aus.

Um bei den Inhalten des Berichts möglichst nichts falsch zu machen, sollten die Autoren und Berichtskritiker auf folgende drei Kriterien achten:

  • Sind die Ziele der jeweiligen Prüfung klar formuliert, durch angemessene Verfeinerungen transparent und insgesamt klar beantwortet worden?
    Das kann durch die Gesamtbewertung des Prüfungsergebnisses an exponierter Stelle des Berichts geschehen, verbal oder mit Noten oder Ampelstatus.
  • Wird den Geprüften und dem Auftraggeber in ausreichendem Maße dargestellt, auf welche Art und Weise die Prüfungsergebnisse erarbeitet wurden?
    Das ist wichtig, damit die resultierenden Maßnahmen überzeugen können. Das gilt besonders auch für die zugrundeliegenden Sollvorstellungen der Internen Revision und deren Bewertungssystem.
  • Das Prüfungsergebnis muss vollständig, richtig und objektiv dargestellt sein und den Ist-Zustand, die Bewertung und die daraus abgeleiteten Maßnahmen klar gegliedert aufzeigen.

Kommunikativ kommt es darauf an, dass der Bericht insgesamt:

  • sachlich zweckdienlich und nachvollziehbar gegliedert ist,
  • die Ausführungen in einer leicht verständlichen, einfachen Sprache erfolgen,
  • sich prägnant auf das Wesentliche konzentriert wird und angemessen wiederholt und zusammengefasst wird,
  • der Bericht vom Titelblatt bis zum Schlusssatz das erforderliche Interesse der Leser weckt und dieses bis zum Ende immer wieder neu anregt.

Diese sieben Kriteriengruppen beschreiben, welche „Stolperfallen“ es gibt und wie sie zu vermeiden sind. Sie dienen somit den Autoren als „Checkliste“ beim Verfassen und den Berichtskritikern zugleich als „Checkliste“ im Rahmen der Qualitätssicherung.

Abschließend möchte ich noch betonen, dass die Unterstützung durch Revisionstools und die damit verbundene komfortable Ablage von Arbeitspapieren eine wichtige Chance bieten, die Berichte knapp zu halten und sie aber auch nicht durch Anhänge und Anlagen wieder aufzubauschen. Leider nutzen viele Revisionen noch gar keine Tools oder verwenden Funktionen, die zur Unterstützung der Prüfungsdokumentation vorhanden sind, nicht oder nicht optimal.

Der professionelle Revisionsbericht

Lernen Sie im Seminar „Der professionelle Revisionsbericht“ wie Sie Ihre Kernaussage verständlich kommunizieren, Inhalte zielgruppenorientiert aufbereiten und durch klare Sprache überzeugen. Inklusive der Diskussion beispielhafter oder Ihrer anonymisierter Revisionsberichte!

Über den Autor:

Dr. Peter Wesel ist Managing Consultant und seit 1990 bei der Q_PERIOR AG München in der Business Line Audit & Risk tätig. Er ist seit mehreren Jahren als erfahrener Revisor und Berater verantwortlicher Ansprechpartner für die Prüfung von Projekten sowie für Quality Assessments. Seit vielen Jahren verantwortet er das gesamte Seminarangebot der Q_PERIOR nach außen. Als Revisor und Berater hat Dr. Peter Wesel zahlreiche Projekte und Prüfungen in den unterschiedlichsten Branchen, jedoch hauptsächlich in Banken und Versicherungen, geleitet und begleitet. Dabei waren die Themenbereiche Corporate Governance, Internes Kontrollsystem, Revisionsleitung, Aus- und Weiterbildung sowie Qualitätsmanagement, aber auch Kommunikation, Konfliktmanagement sowie Traineraus- und -weiterbildung besonders im Fokus. Zu den wichtigsten von ihm selbst durchgeführten Themen gehören „Einführung in die Interne Revision“, „IKS I – Risikoorientierte Prüfung von Prozessen“, „Projekte prüfen aus Sicht der IR“, „Prüffeld Outsourcing“ und „Der professionelle Revisionsbericht“.

Silke Ritter

Ich arbeite als Managerin Online Kommunikation für die HAUB + PARTNER GmbH. Nach meinem Germanistik-Studium habe ich in der PR-Branche gearbeitet und bin inzwischen seit vielen Jahren auf Blogs, Youtube und im Social Web unterwegs.

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