Warum die Einkaufsrevision so wichtig ist
Besonders in der Abteilung Einkauf ist das Risiko für Manipulation und Korruption hoch. Regelmäßig liest man von Bestechungsversuchen, Preisdrücken und Absprachen. All diese Fälle gehen Hand in Hand mit finanziellen Verlusten und Reputationsschäden, was somit einen unmittelbaren Einfluss auf das Geschäftsergebnis hat.
Deshalb kommt der Internen Revision im Einkauf eine besondere Wichtigkeit zu. Kontrolliert wird die Prozesssicherheit, die Durchführung von Bestellungen, Änderungen von Bankverbindungen und Doppelzahlungen.
Außerdem lassen sich durch die Revision Optimierungspotenziale erkennen – das lohnt sich!
Die Einkaufsrevision ist eines der Prüfungsfelder der Internen Revision. In größeren (Handels-)Unternehmen gibt es meist Auditor, die ausschließlich den Einkauf prüfen.
Welches Fachwissen wird für die Einkaufsrevision benötigt?
Der Revisor in der Beschaffung sollte neben seinem analytischen und prozessorientierten Denken umfangreiche IT-Kenntnisse vorweisen können. Durch die Digitalisierung wird er hauptsächlich mit Kontroll- und abteilungsspezifischen Programmen arbeiten.
Zudem sollte der Interne Revisor beurteilen können, ob im Einkauf die Datensicherheit voll gewährleistet ist, was ein Wissen über Datenschutzrechte voraussetzt. Und last but not least sollte der Revisor buchhalterische Erfahrungen haben, um Bestände und Inventuren kontrollieren zu können, sowie Angebote und ähnliches abzugleichen.
Aufgaben Interne Revision Einkauf:
- Eigenverantwortliche Planung, Vorbereitung und Durchführung von Revisionen der Einkaufsprozesse
- Überprüfen von Einkaufsprozessen auf Basis der Unternehmensziele
- Analyse und Validierung der Bezahlprozesse
- Prüfung des Angebotsmanagements und der Beschaffungsprozesse
- Aufdeckung von Schwachstellen im Lieferanten-Management
- Wareneingangs-Revision und Lager-Revision
- Erstellen von Revisionsberichten
- Erarbeitung von Optimierungsvorschlägen
Weiterbildungsmöglichkeiten für die Beschaffungsrevision:
Eine regelmäßige Auffrischung der Kenntnisse ist von hoher Wichtigkeit. Revisoren müssen besonders bei den Systemen, mit welchen sie arbeiten, stets auf dem neusten Stand sein. Auch werden die Analysemethoden stetig optimiert, um die Prozesse noch sorgfältiger durchführen zu können. Das HAUB+PARTNER Seminar “Revision im Einkauf” vermittelt einen Leitfaden für eine effiziente Prüfung.