So meistern Sie die Ein-Mann-Revision

Nicht nur für große Konzerne ist eine interne Revision Pflicht, auch kleine und mittelständische Unternehmen müssen ein Frühwarnsystem sicherstellen. Welche besonderen Herausforderungen dabei eine Ein-Mann-Revision hat, darüber haben wir mit Athanasios Dakas gesprochen. Er verfügt über umfangreiche Erfahrungen im Aufbau von Revisionsfunktionen.

Was sind die besonderen Herausforderungen einer „Ein-Mann-Revisionsabteilung“?

Die Ein-Mann Revision muss sich der übergeordneten Herausforderung stellen mit knappen Personalressourcen eine sachgerechte Revision sicherzustellen, die Mehrwerte für das Unternehmen generiert und die Geschäftsleitung bei der Erreichung der Unternehmensziele unterstützt. Hierbei sind zum einen unternehmensinterne Anforderungen zu beachten und gleichzeitig die Sicherstellung der berufsständischen Standards der Internen Revision (IPPF).

Entscheidend ist hierbei für mich eine systematische Vorgehensweise von der Definition des Audit Universe, der Risikoanalyse, der Systematischen Prüfungsplanung, bis hin zur Prüfungsabwicklung inkl. Follow-up.

Die Revision wird aufgrund ihrer Expertise und den Kenntnissen über alle Bereiche gerne bei diversen Projekten hinzugezogen und als interner Berater begrüßt. Grundsätzlich sind solche Anfragen eine Anerkennung für die Revision und sollten bedient werden. Für die Ein-Mann-Revision kann eine Vielzahl von Projekten allerdings auch eine deutliche Herausforderung sein, da das eigentliche „Revisionsgeschäft“ dadurch gegebenenfalls zu kurz kommt. Hier muss die Ein-Mann-Revision gegensteuern und grundsätzlich erst die Abwicklung des „Revisionsgeschäfts“ sicherstellen.

Welche speziellen Prüfungsansätze gibt es für kleine Revisionseinheiten?

Kerngeschäft für eine kleine Revisionseinheit ist analog zu den größeren Revisionseinheiten die Prüfungen vor Ort in den jeweiligen Gesellschaften beziehungsweise Funktionen. Auf Grundlage der systematischen Prüfungsplanung sollten ausreichende Prüfungen pro Geschäftsjahr durchgeführt werden. Das Kerngeschäft der Internen Revision ist durch keinen speziellen Prüfansatz zu ersetzen und ist immer elementare Grundlage.

Insbesondere Unternehmen, die auch dezentrale Einheiten bzw. global durch diverse Landesgesellschaften vertreten sind können durch das Poolkonzept den Prüfrhythmus deutlich erhöhen. Beim Poolkonzept wird jedes GJ ein Prüfthema auf Grundlage der Systematischen Prüfungsplanung definiert, welches im Self-Audit-Ansatz über alle Poolteilnehmer geprüft wird. Es werden dezentrale Einheiten, Funktionen oder Gesellschaften mit vergleichbaren Aufgaben definiert. Die Prüfungseinheiten erhalten jeweils einen Prüfungsbericht nach der Durchsicht der Self-Audit-Checklisten durch die Revision und die Prüfungseinheiten werden teilweise nochmal durch gezielte Nachprüfungen vor Ort überprüft. Diese Vorgehensweise soll sicherstellen, dass auch die Self-Audit-Checklisten zu validen Prüfungsergebnissen führen und die Sensibilität der Prüfungseinheiten hochgehalten wird.

Gibt es spezielle Tools, die dabei unterstützen können?

Zum einen kann das Poolkonzept über systemseitige Lösungen implementiert werden (zum Beispiel über ein Webinterface), welches die Auswertung der Ergebnisse erleichtert und zu den – für eine kleine Revisionseinheit so wichtigen – Zeitersparnissen führt.

Zudem sollte die Ein-Mann Revision ein Continuous Auditing einführen, in dem spezielle Prüfaspekte, zum Beispiel durch Massendatenanalysetools, bearbeitet werden. Wichtig ist hierbei die Fixierung von acht bis zehn Prüfaspekten, die dauerhaft geprüft werden und deren Ergebnisse in regelmäßigen Berichten (zum Beispiel monatlich) berichtet werden. Eine kleine Revisionseinheit darf trotz aller technischen Möglichkeiten nicht den Fehler machen zu viele Prüfaspekte auf einmal zu bearbeiten, da dadurch die tiefgehende Prüfung gefährdet ist und die Revision möglicherweise Risiken aufgrund der sich ergebenden Zeitrestriktionen nur unzureichend bearbeitet.

Wie kann man Objektivität und Unabhängigkeit sicherstellen?

Die Revision sollte ihre organisatorische Einordnung durch eine Geschäftsordnung für die Revision sicherstellen, die durch die Unternehmensleitung freigegeben und im Unternehmen bekannt gemacht worden ist.

Die Revision sollte keine operativen Tätigkeiten übernehmen und sich ihrer Rolle als unabhängige Prüfinstanz jederzeit bewusst sein. Die besondere Stellung der Revision muss immer wieder hochgehalten werden und alle Tätigkeiten, welche die Objektivität und Unabhängigkeit beeinflussen, abgelehnt werden. Die Anforderung an Objektivität und Unabhängigkeit ist für die Ein-Mann-Revision von elementarer Bedeutung, da die Personalkapazitäten ohnehin schon sehr knapp sind. Bei fehlender Objektivität und Unabhängigkeit ist es meines Erachtens schwierig eine Revision nach den berufsständischen Standards zu implementieren und die Revisionstätigkeiten an sich werden ein sachgerechtes Minimum nicht erreichen.

Wo findet man Austausch als „Einzelkämpfer“?

Austausch sollte die Ein-Mann-Revision zum einem mit dem Vorgesetzten der Revision, dem Vorstand beziehungsweise der Geschäftsführung, durch regelmäßige Jour-Fixe Termine vornehmen. Weitere Bereiche, die ideale Gesprächspartner darstellen, sind die Vertreter der zweiten Verteidigungslinie. Hier sind zum Beispiel die Leitungen der Bereiche Controlling, Compliance, Datenschutz, Unternehmenssicherheit und Riskmanagement zu nennen. Mit den Leitungen sollten regelmäßige Abstimmungen implementiert sein. Einige Unternehmen haben zum Beispiel „Corporate Governance Boards“ eingerichtet, bei denen insbesondere die Vertreter der zweiten und dritten Linie Mitglieder sind.

Ebenso sollten in Abhängigkeit des Unternehmens regelmäßige Gespräche mit Vertretern der wesentlichen Funktionen geführt werden. So könnte es zum Beispiel sehr hilfreich sein halbjährliche Gespräche mit den Leitungen der Bereiche Vertrieb, Einkauf und Produktion zu führen, um aktuelle und relevante Themen zu besprechen und den Informationsaustausch der Internen Revision sicherzustellen.

Außerhalb der Unternehmung sollten Jahresgespräche mit den Abschlussprüfern geführt werden, um einen Austausch zu Prüfungsergebnissen vorzunehmen und Redundanzen zu vermeiden.