Rechtswissen für die Interne Revision

Die Interne Revision bewegt sich oft im Spannungsfeld zwischen Gesetzen, Geschäftsleitung und Gesellschaftsformen und muss dabei jederzeit richtige und wichtige Entscheidungen treffen. Unser Experte Guido-Friedrich Weiler gibt Ihnen im Interview einen Überblick über das dafür notwendige Rechtswissen.

Warum sollten Mitarbeiter in der Internen Revision – vor allem bei einer Leitungsfunktion – über umfassendes Rechts-Know-how verfügen?

Beschäftigte der Internen Revision sind täglich zahlreichen Rechtsfragen ausgesetzt. Sei es, dass sie entscheiden müssen, wie sie zu Prüfungsfeststellungen gelangen, immer unter Achtung der Persönlichkeitsrechte der Betroffenen. Oder wie sie vorgehen, damit erlangte Beweise am Ende gerichtsverwertbar sind. Vor allem aber ist umfassendes Rechtswissen unerlässlich, um sich nicht selbst dem Vorwurf einer eigenen Strafbarkeit auszusetzen. Dies gilt insbesondere für Interne Revisoren mit Leitungsfunktion, da vorzugsweise die Leitenden aufgrund ihrer Aufgabenstellung nach Ansicht des Bundesgerichtshofs eine Garantenstellung übernehmen, die zu einer Straftat durch Unterlassen führen kann.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind für das Arbeiten in der Internen Revision entscheidend? Und wie kann sich der Interne Revisor in Bezug auf seine persönliche Haftung absichern? 

Da sowohl der Gesetzgeber als auch die Justiz an die Grundrechte gebunden sind, ist das Grundgesetz der entscheidende Ausgangspunkt. Wichtig ist eine ordentliche und präzise Abgrenzung der Grundrechtspositionen des Arbeitgebers auf der einen und des Persönlichkeitsrechts der betroffenen Beschäftigten auf der anderen Seite. Als Ausfluss des Persönlichkeitsrechts sind die Bestimmungen zum Datenschutz zu beachten (DSGVO, BDSG, LDSG).

Beschäftigte in der Internen Revision, die sich an diese Vorgaben halten, stehen weniger im Risiko, einen arbeitsrechtlichen Pflichtenverstoß zu begehen, der sich nicht nur auf die Verwertbarkeit ihrer Prüfungsergebnisse auswirkt, sondern auch Sanktionen im eigenen Arbeitsverhältnis auslösen kann. Hinzu kommen die strafrechtlichen Normen.

Da eine solche Strafbarkeit auch durch Unterlassen begangen werden kann und auch die Teilnahme an der Straftat einer anderen Person (Beihilfe oder Anstiftung) nicht fernliegend sind, muss klar sein, wann eine Pflicht zum Handeln besteht und wo auf der anderen Seite die Grenzen des eigenen Handelns liegen.

Welche besonderen rechtlichen Anforderungen stellt die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat dar?

Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist zum einen im Betriebsverfassungsgesetz angelegt. Der Betriebsrat hat nicht nur ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Einführung und Anwendung technischer Maßnahmen geht, die geeignet sind, Leistung und Verhalten der Beschäftigten zu überwachen. In heutiger Zeit werden nahezu alle Vorgänge über IT-Systeme abgebildet und geprüft, daher ist ein Konsens darüber immanent wichtig, damit die Arbeit der Internen Revision nicht an einer Mitbestimmung scheitert.

Zum anderen ist die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat außerdem dadurch indiziert, dass kollektivrechtliche Normen – also auch Betriebsvereinbarungen – eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten bilden können. Eine ausgewogene Betriebsvereinbarung kann somit die Arbeit der Internen Revision in Hinblick auf den Datenschutz rechtlich absichern.

Was gibt es für Interne Revisoren beim Gesellschafts- und Organisationsrecht zu beachten?

Die Interne Revision ist in der Regel bei der Hauptgesellschaft beschäftigt. Dementsprechend ist die Prüfung bei einer Tochtergesellschaft rechtlich abzusichern. Dies kann je nach Gesellschaftsform auf unterschiedliche Weise durchgesetzt werden. Formal sind die Beschäftigten der Internen Revision bei einer Konzerngesellschaft im Verhältnis zu den Beschäftigten aber auch der Geschäftsführung einer anderen Konzerngesellschaft fremde Dritte. Folglich ist das Handeln der Internen Revision in jeder Hinsicht, insbesondere arbeitsrechtlich und datenschutzkonform auszugestalten.

Darüber hinaus ist bei der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern auch die Frage der zutreffenden Bestimmung des Konsolidierungskreises von Bedeutung, gleichsam wie etwa die Frage interner Verrechnungspreise oder anderer Beziehungen zwischen einzelnen Konzerngesellschaften. Für die Frage einer Um- oder Durchsetzbarkeit ist die Kenntnis der gesellschaftsrechtlichen Anforderungen bzw. Rahmenbedingungen hilfreich.

Welche Auswirkungen haben die Reformen des Gesetzgebers, wie z. B. das Geschäftsgeheimnisgesetz und das Hinweisgeberschutzgesetz auf die Arbeit der Internen Revision?

Die Reformen sind für die Arbeit der Internen Revision maßgebend. Stellen wir uns vor, dass die Interne Revision Untaten der Geschäftsleitung aufdeckt. Nun besteht ein Spannungsfeld. Auf der einen Seite kann das Nichtentfalten weiterer Tätigkeit, einschließlich der Einschaltung externer Stellen (Öffentlichkeit, Staatsanwaltschaft) am Ende den Vorwurf einer strafbaren Beihilfe durch Unterlassen auslösen. Auf der anderen Seite bestehen die arbeitsrechtliche Treuepflicht und das Risiko, voreilig (zu viele) Geschäftsgeheimnisse nach außen zu geben.

Gleichsam ambivalent ist das Hinweisgeberschutzgesetz. Die Interne Revision muss bei eingehenden Hinweisen sorgsam abwägen, welchen Hinweisen nachgegangen wird – auch wenn diese nicht im Prüfungsplan enthalten sind – und wie sie gleichsam andere Beschäftigte vor ungerechtfertigter Bezichtigung schützt. Zudem sind Revisorinnen und Revisoren ebenfalls Beschäftigte im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes. Also steht auch ihnen theoretisch die Nutzung einer Meldestelle offen.

Welche Schritte sind nötig, um die Anforderungen der DSGVO bei Prüfungen einzuhalten?

Ziel der DSGVO ist es, natürliche Personen vor ungerechtfertigter Verarbeitung umfassenderer personenbezogenen Daten zu schützen und die Verarbeitung ihrer Daten transparent zu gestalten. Es ist also erforderlich, eine entsprechende Rechtfertigung für die Verarbeitung von Daten der Beschäftigten zu haben. Eine Einwilligung kommt in der Regel nicht in Betracht, bzw. sie genügt in der Praxis oft nicht den Anforderungen der DSGVO.

Somit ist die Interne Revision darauf angewiesen, dass entweder eine kollektivrechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung besteht oder die Verarbeitung der Daten von Beschäftigten durch die DSGVO erlaubt ist. Die Verarbeitung der Daten von Beschäftigten durch eine Ermächtigung in der DSGVO sind durch den nationalen Gesetzgeber besonders ausgestaltet. Deshalb sollten die Vorgaben der Datenschutzgesetze, insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes, beachtet werden. Die diesbezüglich geregelten Dokumentationspflichten müssen im Rahmen dessen in richtiger Weise gehandhabt werden.

Dies kann allerdings wiederum arbeitsrechtliche Auswirkungen haben, wenn zum Beispiel außerordentliche Kündigungen nur innerhalb einer Frist von zwei Wochen – nachdem der Kündigungsberechtigte von den Tatsachen, die der Kündigung zugrunde liegen, erfahren hat – zugestellt werden können. Es kommt am Ende also auf das Zusammenspiel der Rechtsgebiete, insbesondere des Arbeitsrechts und des Rechts zum Schutz der Daten an.