Das müssen Sie wissen: Rechtliche Grundlagen für interne Untersuchungen

Auch Ihr Unternehmen kann von einer wirtschaftskriminellen Handlung betroffen sein. Als Interner Revisor müssen Sie für den Ernstfall vorbereitet sein, damit der Sachverhalt vollständig und transparent aufgeklärt werden kann. Wann eine interne Untersuchung durchgeführt werden muss, wie Sie gerichtsfeste Beweise sammeln und welche Rechte der betroffene Mitarbeiter hat, darüber haben wir mit Rechtsanwalt Dr. Sebastian Naber gesprochen.

Wie steht es um die rechtlichen Rahmenbedingungen: Wann muss eine interne Untersuchung durchgeführt werden?

Es gibt eine ganze Reihe von Motiven, aus welchen Unternehmen veranlasst werden, eine interne Untersuchung durchführen. Tatsächlich besteht – zumindest ab einer gewissen Größe des Unternehmens – in vielen Fällen eine Pflicht der Unternehmensleitung, Verdachtsfälle oder Missstände aufzuklären.

Eine solche Pflicht kann sich z.B. aus der Sorgfaltspflicht der Geschäftsleitung (§§ 76 Abs. 1, 91 Abs. 2, 93 Abs. 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbHG) oder aus der Aufsichtspflicht des Inhabers eines Betriebs oder Unternehmens (§ 130 OWiG) ergeben, zum Teil aber auch aus den Organisations-/Kontroll- und Sorgfaltspflichten, die nur für bestimmte Branchen gelten (zum Beispiel nach dem Kreditwesengesetz oder dem Geldwäschegesetz). Nicht selten ist auch, dass behördliche Anordnungen getroffen werden, mitunter auch von ausländischen Behörden, bestimmte Sachverhalte aufzuklären.

Ungeachtet einer Pflicht ist es in vielen Fällen jedenfalls aus taktischen Gründen ratsam, eine interne Untersuchung durchzuführen: Wenn beispielsweise staatsanwaltschaftliche Ermittlungen drohen oder bereits eingeleitet wurden, kann es sehr hilfreich sein, sich mithilfe einer internen Untersuchung möglichst frühzeitig ein Bild über das Ausmaß möglicher Rechtsverstöße zu machen. Planen Sie weitere Schritte sorgsam und wägen Sie ab.

Welche Mitwirkungspflichten bestehen? Und welche Rechte hat der betroffene Mitarbeiter?

Das Ausmaß der Mitwirkungspflichten und die Rechte der Mitarbeiter hängen letztlich von den konkreten Maßnahmen ab, die im Zusammenhang mit der internen Untersuchung ergriffen werden. Häufig werden Interviews mit Mitarbeitern geführt, die belastet wurden oder die – ohne selbst verdächtig zu sein – zur Aufklärung beitragen können. Soweit der unmittelbare Arbeitsbereich betroffen ist oder Wahrnehmungen in diesem Zusammenhang erfolgt sind, besteht eine arbeitsrechtliche Pflicht zu einer wahrheitsgemäßen Aussage. Soweit Wahrnehmungen über den unmittelbaren Arbeitsbereich hinausgehen, hängt dies davon ab, ob das Interesse des Arbeitgebers an Auskunft überwiegt und ob dadurch keine übermäßige Belastung des Mitarbeiters entsteht. Anders als in einem Strafverfahren besteht grundsätzlich keine Selbstbelastungsfreiheit. Mitarbeiter müssen also gegebenenfalls auch zu Umständen Stellung nehmen, mit denen sie sich selbst belasten.

Es bietet sich in heiklen Fällen für Mitarbeiter an, einen Anwalt einzuschalten. In vielen Fällen lässt der Arbeitgeber zu, dass der Anwalt des Mitarbeiters an einer Befragung seines Mandanten teilnimmt. Ob der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Anwesenheit des Rechtsanwalts zu dulden, ist aber umstritten und hängt letztlich von den Umständen des Einzelfalls ab. Grundsätzlich kann ein Mitarbeiter, der befragt wurde oder der verdächtigt wird, auch versuchen, über datenschutzrechtliche Auskunftsansprüche weitergehende Informationen zu erhalten.

Welche Informationsrechte hat der Betriebsrat?

Es gibt kein allgemeingültiges Recht des Betriebsrats, über eine interne Untersuchung informiert zu werden. In vielen großen Konzernen bestehen allerdings Betriebsvereinbarungen, in denen auch geregelt ist, in welchem Umfang und zu welchem Zeitpunkt der Betriebsrat einzubeziehen ist, wenn eine interne Untersuchung durchgeführt wird. Darüber hinaus können auch einzelne Aufklärungsmaßnahmen mitbestimmungspflichtig sein, beispielsweise die Durchsuchung von E-Mail-Postfächern. Insofern ist auch zu schauen, ob es gegebenenfalls schon Vereinbarungen mit dem Betriebsrat gibt, die auf die jeweiligen internen Untersuchungen anzuwenden sind. Bei Mitarbeiterinterview besteht grundsätzlich kein Teilnahmerecht des Betriebsrats. Aber auch hier gilt: Der Einzelfall ist entscheidend und man sollte unbedingt prüfen, ob es zu diesem Thema Vereinbarungen mit dem Betriebsrat gibt.

Was gibt es zu beachten, um gerichtsfeste Beweise zu sammeln?

Wichtig ist, dass Beweismittel überhaupt verwertet werden können und dass diese möglichst verlässlich sind. Deshalb gilt: Die datenschutzrechtlichen Vorgaben an eine interne Untersuchung sollten eingehalten werden, weil sonst im schlimmsten Fall ein Sachvortrags- und/oder Beweisverwertungsverbot droht. Mit anderen Worten: Die Informationen, die im Rahmen der Untersuchung gewonnen wurden, dürften dann vom Gericht nicht beachtet werden – das ist der „Super-Gau“, wenn man nicht auf andere Beweismittel zurückgreifen kann. Zeugenaussagen sind grundsätzlich nur bedingt sicher: Gerade bei langen Gerichtsverfahren schwindet die Erinnerung und auch die Loyalität von Mitarbeitern, die nach dem Interview ausgeschieden sind, kann abnehmen. Daher empfehlen wir, Protokolle von Mitarbeiterinterviews als Gedankenstütze anzufertigen. Diese können dem Gericht, wenn nötig, vorgelegt werden. Sie sind jedenfalls hilfreich, die Erinnerung des Zeugen aufzufrischen.