Digitalisierung in der Internen Revision: Nicht nur Chance, sondern auch Risiko?

Digitalisierung ist in aller Munde. Viele Unternehmen warten auf den Einsatz der künstlichen Intelligenz, Apps stellen medizinische Diagnosen, selbstfahrende Autos werden bald zu unserem Alltag zählen. Keine Frage, die Zukunft wird im Digitalen liegen. Auch die Interne Revision plant nun häufig die stärkere IT-technische Unterstützung ihrer Arbeit.

Dennoch: Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Und: Sie kann nicht besser sein als die Fachkonzepte für die digital abzubildenden Prüfungsabläufe und das Projektmanagement zu ihrer Umsetzung.

Genau hier liegt die Chance, aber auch das Risiko:

Im Gegenteil, die IT erhöht zunächst die Komplexität, weil viele Nutzer sich umgewöhnen müssen, Schnittstellen gepflegt und Berechtigungen eingerichtet und verwaltet werden müssen.

Hinzu kommt, dass das notwendige Projektmanagement als dem eigentlichen Kontrollsystem¹ für das Digitalisierungsprojekt und entscheidender Erfolgsfaktor vielfach meistens völlig unterschätzt wird.
Studien zufolge scheitern die meisten Projekte, wenn man strenge Maßstäbe anlegt. Dafür gibt es viele Gründe, z.B. unklare Zielvorstellungen, schwammig untersuchte Rahmenbedingungen oder unerfahrene Projektleiter, aber auch unrealistische Zeitvorgaben oder Budgets.

Wenn also die Digitalisierung umgesetzt werden  soll, dann setzt das erfahrungsgemäß mindestens Folgendes voraus:

In diesem Zusammenhang wird gern die Agile Methode², z.B. Scrum, als geeignetes Mittel zur Projektsteuerung angeführt. Dabei wird jedoch oft vergessen, dass die Agile Methode keine für alle Arten von Projekten geeignete Methode ist, sondern nur für bestimmte Projekte gut geeignet ist.

Für kleine Revisionseinheiten mag auch ein agiles Vorgehen passend sein, für größere Revisionen mit stärker arbeitsteiligen und standardisierten Prozessen ist eher die klassische Projektmanagement-Methode, z.B. PRINCE2, PMBoK, ICB oder die DIN-Norm für Projektmanagement geeignet.

Warum ist das Projektmanagement so wichtig? Weil es das Interne Kontrollsystem für ein Projekt darstellt.

Zum guten Projektmanagement gehört nicht nur ausreichend viel praktische Erfahrung in der erfolgreichen Leitung von Projekten, sondern auch eine gute Ausbildung und, last not least, die Skillsets einer Projektleiterpersönlichkeit.

Genau aus diesem Grunde gibt es ja seit zehn Jahren professionelle Standards für die Prüfung von Projekten³, und die MaRisk verlangen ja von den Banken, ihre Projekte systematisch und regelmäßig zu prüfen wie Regelprozesse .

Ist das Projektmanagement gut aufgestellt, dann wird es dafür sorgen, dass auch die Fachkonzepte  alle Voraussetzungen für die digitale Implementierung erfüllen.

Gute Fachkonzepte müssen folgende Anforderungen erfüllen:

Die Vollständigkeit der digital abzubildenden Prozesse mit allen notwendigen Details

Vor allem aber muss die Datenflut insoweit gefiltert werden, dass der noch immer nicht ganz auf 0 zu reduzierende Eingabeprozess einfach und schnell geht und dass möglichst keine redundanten Daten vorgehalten werden.

Eingedenk der vielen Risikofaktoren sollte eine Interne Revision genau prüfen, ob ihre Größenordnung, ihre Organisation, die Anzahl ihrer Prüfungen sowie die Komplexität ihrer Arbeit schon jetzt ein umfassendes Digitalisierungsprojekt benötigt. Sind die Voraussetzungen gegeben und die Ziele des Projekts klar definiert, d.h. der Business Case⁴ rechtfertigt das Projekt, dann sollten sich die Verantwortlichen darauf konzentrieren, die oben genannten Erfolgsfaktoren sicherzustellen.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, dann wird das Risiko zur Chance.