Digitalisierung ist in aller Munde. Viele Unternehmen warten auf den Einsatz der künstlichen Intelligenz, Apps stellen medizinische Diagnosen, selbstfahrende Autos werden bald zu unserem Alltag zählen. Keine Frage, die Zukunft wird im Digitalen liegen. Auch die Interne Revision plant nun häufig die stärkere IT-technische Unterstützung ihrer Arbeit.
Dennoch: Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Und: Sie kann nicht besser sein als die Fachkonzepte für die digital abzubildenden Prüfungsabläufe und das Projektmanagement zu ihrer Umsetzung.
Genau hier liegt die Chance, aber auch das Risiko:
“Ist das Fachkonzept gut, wird auch die Digitalisierung funktionieren. Ist das Fachkonzept aber schwach, dann nützt auch die Übertragung auf die IT wenig”
Im Gegenteil, die IT erhöht zunächst die Komplexität, weil viele Nutzer sich umgewöhnen müssen, Schnittstellen gepflegt und Berechtigungen eingerichtet und verwaltet werden müssen.
Hinzu kommt, dass das notwendige Projektmanagement als dem eigentlichen Kontrollsystem1 für das Digitalisierungsprojekt und entscheidender Erfolgsfaktor vielfach meistens völlig unterschätzt wird.
Studien zufolge scheitern die meisten Projekte, wenn man strenge Maßstäbe anlegt. Dafür gibt es viele Gründe, z.B. unklare Zielvorstellungen, schwammig untersuchte Rahmenbedingungen oder unerfahrene Projektleiter, aber auch unrealistische Zeitvorgaben oder Budgets.
Erfolgsfaktor Projektmanagement
Wenn also die Digitalisierung umgesetzt werden soll, dann setzt das erfahrungsgemäß mindestens Folgendes voraus:
- Eine klare Zielsetzung, was genau mit dem IT-System erreicht werden soll
- Ein integriertes, zweckmäßiges und vollständiges Fachkonzept mit genauen Prozess-Beschreibungen und Angaben dazu, welche Daten für welchen Zweck benötigt werden
- Eine den Standards der Projektmanagement-Lehre entsprechende Projektorganisation
- Einen Projektstrukturplan mit exakter Kostenschätzung, ausgerichtet am Netzplan der Projektaktivitäten sowie Qualitätskriterien zur Abnahme der Ergebnisse
- Vor allem aber: ein erfahrenes Projektmanagement
In diesem Zusammenhang wird gern die Agile Methode2, z.B. Scrum, als geeignetes Mittel zur Projektsteuerung angeführt. Dabei wird jedoch oft vergessen, dass die Agile Methode keine für alle Arten von Projekten geeignete Methode ist, sondern nur für bestimmte Projekte gut geeignet ist.
Für kleine Revisionseinheiten mag auch ein agiles Vorgehen passend sein, für größere Revisionen mit stärker arbeitsteiligen und standardisierten Prozessen ist eher die klassische Projektmanagement-Methode, z.B. PRINCE2, PMBoK, ICB oder die DIN-Norm für Projektmanagement geeignet.
Warum ist das Projektmanagement so wichtig? Weil es das Interne Kontrollsystem für ein Projekt darstellt.
“Gutes Projektmanagement ist noch immer eine weithin unterschätzte Aufgabe.”
Zum guten Projektmanagement gehört nicht nur ausreichend viel praktische Erfahrung in der erfolgreichen Leitung von Projekten, sondern auch eine gute Ausbildung und, last not least, die Skillsets einer Projektleiterpersönlichkeit.
Genau aus diesem Grunde gibt es ja seit zehn Jahren professionelle Standards für die Prüfung von Projekten3, und die MaRisk verlangen ja von den Banken, ihre Projekte systematisch und regelmäßig zu prüfen wie Regelprozesse .
Ohne gutes, zweckmäßiges Fachkonzept funktioniert keine Digitalisierung
Ist das Projektmanagement gut aufgestellt, dann wird es dafür sorgen, dass auch die Fachkonzepte alle Voraussetzungen für die digitale Implementierung erfüllen.
Gute Fachkonzepte müssen folgende Anforderungen erfüllen:
Die Vollständigkeit der digital abzubildenden Prozesse mit allen notwendigen Details
- Wer macht wann was womit?
- Welche Daten werden für den Prozess benötigt?
- Wer gibt frei?
- Für welche Berichte werden die Daten später verwendet?
Vor allem aber muss die Datenflut insoweit gefiltert werden, dass der noch immer nicht ganz auf 0 zu reduzierende Eingabeprozess einfach und schnell geht und dass möglichst keine redundanten Daten vorgehalten werden.
Fazit: Das Risiko kann zur Chance werden
Eingedenk der vielen Risikofaktoren sollte eine Interne Revision genau prüfen, ob ihre Größenordnung, ihre Organisation, die Anzahl ihrer Prüfungen sowie die Komplexität ihrer Arbeit schon jetzt ein umfassendes Digitalisierungsprojekt benötigt. Sind die Voraussetzungen gegeben und die Ziele des Projekts klar definiert, d.h. der Business Case4 rechtfertigt das Projekt, dann sollten sich die Verantwortlichen darauf konzentrieren, die oben genannten Erfolgsfaktoren sicherzustellen.
Sind diese Voraussetzungen gegeben, dann wird das Risiko zur Chance.
[1] Vgl. Düsterwald: „Mindestanforderungen an das Projektmanagement als dem Internen Kontrollsystem für Einzelprojekte“, in: ZIR 03/2012, ESV Berlin 2012.
[2] Die Agile Methode, z.B. Scrum, ist für bestimmte Projekttypen ggf. eine Alternative zum klassischen Projektmanagement.
[3] Z.B. den DIIR Standard Nr. 4, den Standard zur Prüfung von Projekten.
[4] Der Business Case beinhaltet die Rechtfertigung des Projekts unter Berücksichtigung des Nutzens, der Kosten, der Risiken und Rahmenbedingungen und von denkbaren Alternativen.
