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Digitalisierung in der Internen Revision: Nicht nur Chance, sondern auch Risiko?

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20. April 2018
Grundlagen
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Digitalisierung ist in aller Munde. Viele Unternehmen warten auf den Einsatz der künstlichen Intelligenz, Apps stellen medizinische Diagnosen, selbstfahrende Autos werden bald zu unserem Alltag zählen. Keine Frage, die Zukunft wird im Digitalen liegen. Auch die Interne Revision plant nun häufig die stärkere IT-technische Unterstützung ihrer Arbeit.

Dennoch: Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Und: Sie kann nicht besser sein als die Fachkonzepte für die digital abzubildenden Prüfungsabläufe und das Projektmanagement zu ihrer Umsetzung.

Genau hier liegt die Chance, aber auch das Risiko:

Ist das Fachkonzept gut, wird auch die Digitalisierung funktionieren. Ist das Fachkonzept aber schwach, dann nützt auch die Übertragung auf die IT wenig.


Robert Düsterwald, Inhaber, RDB Unternehmensberatung

Im Gegenteil, die IT erhöht zunächst die Komplexität, weil viele Nutzer sich umgewöhnen müssen, Schnittstellen gepflegt und Berechtigungen eingerichtet und verwaltet werden müssen.

Hinzu kommt, dass das notwendige Projektmanagement als dem eigentlichen Kontrollsystem1 für das Digitalisierungsprojekt und entscheidender Erfolgsfaktor vielfach meistens völlig unterschätzt wird.
Studien zufolge scheitern die meisten Projekte, wenn man strenge Maßstäbe anlegt. Dafür gibt es viele Gründe, z.B. unklare Zielvorstellungen, schwammig untersuchte Rahmenbedingungen oder unerfahrene Projektleiter, aber auch unrealistische Zeitvorgaben oder Budgets.

Robert Düsterwald

Inhaber | RDB Unternehmensberatung

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Erfolgsfaktor Projektmanagement

Wenn also die Digitalisierung umgesetzt werden  soll, dann setzt das erfahrungsgemäß mindestens Folgendes voraus:

Eine klare Zielsetzung, was genau mit dem IT-System erreicht werden soll

Ein integriertes, zweckmäßiges und vollständiges Fachkonzept mit genauen Prozess-Beschreibungen und Angaben dazu, welche Daten für welchen Zweck benötigt werden

Eine den Standards der Projektmanagement-Lehre entsprechende Projektorganisation

Einen Projektstrukturplan mit exakter Kostenschätzung, ausgerichtet am Netzplan der Projektaktivitäten sowie Qualitätskriterien zur Abnahme der Ergebnisse

Vor allem aber: ein erfahrenes Projektmanagement

In diesem Zusammenhang wird gern die Agile Methode2, z.B. Scrum, als geeignetes Mittel zur Projektsteuerung angeführt. Dabei wird jedoch oft vergessen, dass die Agile Methode keine für alle Arten von Projekten geeignete Methode ist, sondern nur für bestimmte Projekte gut geeignet ist.

Für kleine Revisionseinheiten mag auch ein agiles Vorgehen passend sein, für größere Revisionen mit stärker arbeitsteiligen und standardisierten Prozessen ist eher die klassische Projektmanagement-Methode, z.B. PRINCE2, PMBoK, ICB oder die DIN-Norm für Projektmanagement geeignet.

Warum ist das Projektmanagement so wichtig? Weil es das Interne Kontrollsystem für ein Projekt darstellt.

Gutes Projektmanagement ist noch immer eine weithin unterschätzte Aufgabe.


Robert Düsterwald, Inhaber, RDB Unternehmensberatung

Zum guten Projektmanagement gehört nicht nur ausreichend viel praktische Erfahrung in der erfolgreichen Leitung von Projekten, sondern auch eine gute Ausbildung und, last not least, die Skillsets einer Projektleiterpersönlichkeit.

Genau aus diesem Grunde gibt es ja seit zehn Jahren professionelle Standards für die Prüfung von Projekten3, und die MaRisk verlangen ja von den Banken, ihre Projekte systematisch und regelmäßig zu prüfen wie Regelprozesse .

Ohne gutes, zweckmäßiges Fachkonzept funktioniert keine Digitalisierung

Ist das Projektmanagement gut aufgestellt, dann wird es dafür sorgen, dass auch die Fachkonzepte  alle Voraussetzungen für die digitale Implementierung erfüllen.

Gute Fachkonzepte müssen folgende Anforderungen erfüllen:

Die Vollständigkeit der digital abzubildenden Prozesse mit allen notwendigen Details

Wer macht wann was womit?

Welche Daten werden für den Prozess benötigt?

Wer gibt frei?

Für welche Berichte werden die Daten später verwendet?

Vor allem aber muss die Datenflut insoweit gefiltert werden, dass der noch immer nicht ganz auf 0 zu reduzierende Eingabeprozess einfach und schnell geht und dass möglichst keine redundanten Daten vorgehalten werden.

Fazit: Das Risiko kann zur Chance werden

Eingedenk der vielen Risikofaktoren sollte eine Interne Revision genau prüfen, ob ihre Größenordnung, ihre Organisation, die Anzahl ihrer Prüfungen sowie die Komplexität ihrer Arbeit schon jetzt ein umfassendes Digitalisierungsprojekt benötigt. Sind die Voraussetzungen gegeben und die Ziele des Projekts klar definiert, d.h. der Business Case4 rechtfertigt das Projekt, dann sollten sich die Verantwortlichen darauf konzentrieren, die oben genannten Erfolgsfaktoren sicherzustellen.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, dann wird das Risiko zur Chance.

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Digitalisierung Interne Revision Projektmanagement
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