Neben den klassischen Sekretariats-Aufgaben erwarten eine Assistentin, einen Assistent in der Revisionsabteilung zusätzliche Herausforderungen. Welche das sind, darüber haben wir mit Peter Neuske gesprochen. Als langjähriger Leiter einer Konzernrevision weiß er, welche Anforderungen an das Sekretariat einer Revisionsabteilung gestellt werden.
Besondere Aufgaben der Assistenz in der Internen Revision
Wie unterscheidet sich die Arbeit in der Internen Revision für eine Assistenz von anderen Abteilungen?
Die Assistenz in der internen Revision ist insbesondere gekennzeichnet durch hohe Anforderungen an die „Soft Skills“, da neben dem direkten Chef auch ein Umgang mit Externen wie Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer und anderen externen Stellen gemanagt werden muss. Speziell Abschlussbesprechungen beinhalten oft ein hohes Konfliktpotential, wenn Schwachstellen durch die Revision aufgezeigt werden. Das erfordert Durchhaltevermögen und Kommunikationsstärke.
Was sind die konkreten Aufgaben einer Revisions-Assistenz?
Das unterscheidet sich natürlich je nach Revisionsabteilung und Unternehmen. Zusammengefasst sind es diese Aufgaben:
- Terminkoordination (für den Vorgesetzten und die Prüfer)
- Follow-up von Prüfungsfeststellungen
- Berichtskritik
- Reiseplanung für die oder den Vorgesetzte/n und die Mitarbeiter, ggf. auch Hilfe bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen
Voraussetzungen für die Arbeit in der Revisionsabteilung
Welche Voraussetzungen sollte eine Assistenz in der Revisionsabteilung mitbringen? Was wird von ihr erwartet?
Meist ist eine kaufmännische Ausbildung gefordert oder ein abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaften. Hilfreich ist aber eine Vorkenntnis der Unternehmens- bzw. Konzernstrukturen aus vorherigen Aufgaben. In internationalen Konzernen sind Englisch- und ggf. weitere Fremdsprachenkenntnisse wichtig.
An Soft Skills sollte eine Assistentin, ein Assistent vor allem diese mitbringen:
- Belastbarkeit
- Analytik
- Verschwiegenheit
- Zuverlässigkeit
- Termintreue
- Aushaltevermögen in Konfliktsituationen
Was trägt zur erfolgreichen Assistenz-Arbeit bei?
Ist es sinnvoll, Einblick in die Arbeit einer Revision zu haben?
Damit eine Assistenz die Revisionsabteilung optimal unterstützen kann, ist es sicher sinnvoll, einen guten Einblick in den Aufbau und die Aufgaben der Revision zu haben. Wie läuft zum Beispiel eine Revisionsprüfung ab? Welche IT-Systeme werden in der Revision genutzt?
So kann die Assistenz bei der Planung und Koordination von Prüfungen mitwirken, Anfragen zu Revisionsabläufen beantworten und bei der Erstellung des Revisionsberichts unterstützen.
Meine Freundin arbeitet bei einem Büroservice als Sekretärin. Als Nächstes soll sie das Sekretariat einer Revisionsabteilung übernehmen. Gut zu wissen, dass die Assistenz in der internen Revision durch hohe Anforderungen an die „Soft Skills“ gekennzeichnet sind.