In vielen Unternehmen wird Robotic Process Automation (RPA) bereits für die Verarbeitung und Ausführung digitaler Prozesse eingesetzt. Als Prüfobjekt der Revision stellt sich die Frage nach den Chancen und Risiken beim Anwenden der RPA.
Prof. Dr. Marco Becker beantwortet uns die grundlegenden Fragen zu diesem Thema.
Erleichterung von Routineprozessen durch Robotic Process Automation
In welchen Unternehmens-Bereichen ist eine Einführung der Robotic Process Automation (RPA) sinnvoll und was gibt es dabei zu beachten?
RPA kann im Prinzip überall dort eingeführt werden, wo strukturierte Routinetätigkeiten vorkommen, die häufig ausgeführt werden. Bei der Fragestellung, ob eine Tätigkeit mit Hilfe von RPA automatisiert werden soll, ist darüber hinaus auch die Komplexität der Tätigkeit entscheidend. Je geringer der Komplexitätsgrad der Tätigkeit, desto einfacher ist die Implementierung der RPA-Routine.
RPA ist im Zusammenhang mit diesen Fragestellungen immer das letzte Mittel der Wahl, das sollte in die Überlegungen mit einfließen. Eine Prüfung, ob das Ziel der Automatisierung nicht auch mit der in diesem Prozess bereits im Einsatz befindlichen Software erreicht werden kann, ist von Beginn an sinnvoll. Eine wirkungsvolle Entscheidungshilfe ist dabei die Anwendung des EORA-Modells. Das EORA-Modell untersucht in vier Stufen die Notwendigkeit einer RPA-Implementierung:
1. ELEMINIEREN
Kann der Prozess abgeschafft werden?
2. OPTIMIEREN
Wurde der Prozess verbessert?
3. AUTOMATISIEREN
Welche Automatisierungsmöglichkeiten gibt es in der bereits im Prozess verwendeten Software?
4. ROBOTISIEREN
Gibt es wirklich keine Alternative zum Einsatz von RPA?
Anwendung von RPA
Welche Chancen und Risiken sind beim Einsatz der Robotic Process Automation zu bedenken?
Eine der wesentlichen Chancen beim Einsatz von RPA im Unternehmen ist es, Mitarbeiter und Führungskräfte von langweiligen Routineaufgaben zu befreien und ihnen mehr Freiraum für kreatives und konzeptionelles Arbeiten zu verschaffen. Je einfacher und je häufiger ein Prozess ausgeführt wird, desto höher ist der Mehrwert durch eine Automatisierung mittels RPA.
Das Hauptrisiko bei der Implementierung von RPA ist in erster Linie die digitale Umsetzung schlechter analoger Prozesse. Deshalb ist zunächst eine Optimierung der analogen Prozesse wünschenswert. Auf dem Ergebnis dieser Optimierung aufbauend, kann dann eine digitale Transformation dieser Prozesse durchgeführt werden.
Die digitale Umsetzung schlechter analoger Prozesse führt unweigerlich zu schlechten digitalen Prozessen.
Voraussetzungen für den Einsatz von RPA
Welche Voraussetzungen müssen im Kontext der Revision erfüllt werden, damit eine Robotic Process Automation reibungslos funktioniert?
Neben den technischen Voraussetzungen sind eine Reihe von organisatorischen Maßnahmen erforderlich, um die reibungslose Funktion von RPA-Anwendungen zu gewährleisten:
Die RPA-Software braucht für den Zugriff auf andere Software die Zugangsdaten. Die Einrichtung eines digitalen Benutzers ist empfehlenswert, damit alle Aktionen, die durch die RPA in der jeweiligen Software ausgeführt werden, zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar bleiben. Für die notwendigen digitalen User fallen i.d.R. zusätzliche Lizenzgebühren an.
RPA als Prüfungsfeld in der Internen Revision
Welche besonderen Herausforderungen ergeben sich durch den Einsatz von Robotic Process Automation für die Revision?
Neben den technischen Hürden bei der Einführung von RPA sind auch eine Reihe organisatorischer Aspekte von Bedeutung:
- Risikomanagement
- IT-Sicherheit
- Informationssicherheit
- Datenschutz
- Business Continuity Management
Diesen Herausforderungen begegnen die Unternehmen, indem sie die bereits vorhandenen Regelungen zur IT-Governance zu einem RPA-Governance auszuweiten.
RPA als Unterstützung in der Internen Revision
Wie kann ich als Revisor/als Revisorin selbst von der Anwendung der Robotic Process Automation profitieren?
Die Anwendungsmöglichkeiten der RPA-Technologie für Revisoren ist aktuell noch sehr begrenzt. Sie beschränkt sich auf die Automatisierung von häufig wiederkehrenden Routinetätigkeiten in der Prüfung, insbesondere den typischen Abgleich von Listen. Diese lassen sich heute bereits sehr gut mittels RPA umsetzen.
