Warum ein gut geführtes Revisionshandbuch unverzichtbar für den Revisionserfolg ist

Das Revisionshandbuch und die Geschäftsordnung sind unverzicht­bare Eckpfeiler für den Revisionserfolg. Aber welche Erfordernisse und Vorgaben gibt es für diese Regelwerke? Wie sind sie zu strukturieren, welche Inhalte sollten sie haben? Wie gelingt es, hiermit das Mandat der Revision im Unternehmen transparent zu machen und zumindest die Kernprozesse einer Internen Revision – angemessen und nutzbringend –zu dokumentie­ren? Fritz Volker, erfahrener Revisions-Experte, gibt dazu einen Überblick und zeigt die Möglich­keiten, Chancen und Erfordernisse.

Warum sollte die Interne Revision ihr Mandat und ihre Prozesse in einem Revisionshandbuch dokumentieren?

Beides ist unverzichtbar für den Erfolg der Revisionsarbeit. Es ist auch naheliegend und praxisgerecht, den maßgebenden Anforderungen der kommenden neuen ‘Global Internal Audit Standards‘ durch entsprechende Festlegungen in einer angemessenen (weiter-)entwickelten Geschäftsordnung als organisatorischen Regelwerk für die Interne Revision Rechnung zu tragen. Diese legitimiert als ‘Revisionsbibel‘ ihr Vorgehen und sorgt für die erforderliche Transparenz im Unternehmen.

Geschäftsprozesse in Organisationen wiederum werden, um Qualitäts- und Kontrollzwecken gerecht zu werden, regelmäßig gesondert dokumentiert. Dieses grundsätzliche Erfordernis macht auch vor der Internen Revision nicht halt. So sind ihre Methoden und Verfahren üblicherweise in einem Revisionshandbuch, gewissermaßen der ‘Revisionsfibel‘, beschrieben, die die Anforderungen der Geschäftsordnung konkretisiert. Das Handbuch dient der systematischen, vollständigen und standardkonformen Beschreibung der Aufbau- und Ablauforganisation, insbesondere der Revisionskernprozesse. Grundsätzlich sollte die Ausgestaltung des Handbuchs auf die Struktur und Größe der Internen Revision abgestimmt sein.

Gibt es eine Definition von Geschäftsordnung und Revisionshandbuch in den kommenden ‘Global Internal Audit Standards‘?

Ja, natürlich! Der Konsultationsentwurf des Institute of Internal Auditors konkretisiert diese Begriffe wie folgt:

Geschäftsordnung der Internen Revision: Ein formelles Dokument, das das Mandat der
Internen Revision und andere Anforderungen definiert.

Revisionshandbuch: Die Dokumentation der Revisionsleitung zu den Methoden (Richtlinien, Prozessen und Verfahren), die die Internen Revisorinnen und Revisoren anleitet und anweist.

Welchen Nutzen bietet ein Revisionshandbuch?

Nun, die Erfüllung entsprechender revisorischer Berufsstandards gehört zweifellos dazu, ist aber nur einer von vielen Pluspunkten, die ein Handbuch bietet. Warum? Dokumentation ist die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Alles, was dokumentiert ist, steht damit jedem zur Verfügung, der es benötigt. Ein Revisionshandbuch erfasst somit alle im Audit-Workflow anfallenden wesentlichen Aufgaben und Prozesse, die möglichst kurz, aber eindeutig zu dokumentieren sind. Dort können Revisoren jederzeit nachsehen, wie bestimmte Arbeitsschritte in ihrer Internen Revision zu handeln sind.

Dies ist einerseits für neue Mitarbeiter eine gute Hilfe und erleichtert deren Einarbeitung spürbar. Andererseits können auch erfahrene Revisoren von einem Nachschlagewerk profitieren, in welchem sie Vorgänge, die nur hin und wieder anfallen oder die sie in Vertretung ausführen, nachlesen können. Ein weiterer Vorteil der Dokumentation der Prozesse in einem Handbuch ist, dass alle anfallenden Tätigkeiten auf die gleiche Art und Weise ausgeführt werden.:

Ein solches Handbuch als Leitfaden und Orientierungshilfe macht es den Mitarbeitern der Internen Revision deutlich einfacher, ihre Aufgaben umfassend und nach den Wünschen / Vorgaben ihrer Revisionsleitung zu erfüllen. Kurzum: Ein transparentes Handbuch trägt zur Harmonisierung der Arbeitsschritte innerhalb der Revision, zur Steigerung ihrer Qualität und ihrer Wertschöpfung sowie der damit verbundenen Kundenzufriedenheit bei.

Was haben ein Segel- und ein Revisionshandbuch gemeinsam?

Diese Frage musste ja von einem Segler kommen. Aber im Ernst: Das Managen der Revisions­prozesse lässt sich in der Tat gut vergleichen mit dem Steuern eines Segelschiffs.

Sein Fort­kommen ist abhängig vom Wind, aber andererseits auch maßgeblich vom Können der Crew. Der Wind, der die Revision nach vorn treibt, ist die Wertschöpfung für ihre Kunden. Den Reviso­ren obliegt es, diesen Wind richtig zu nutzen: Sind sie in der Lage, hierfür an Bord die richtigen Manöver richtig auszuführen und kennen sie diese auch? Alle notwendigen Handgriffe, Aufbau und Zusammenspiel sämtlicher Teile der (Revisions-)Takelage, die Zusammenarbeit der Besat­zung müssen erlebt, erfahren, begriffen und angewendet werden. Um das zu gewährleisten, ist ein Segel (Revisions-)handbuch eine große Hilfe.

Obwohl jeder (Revisions-) Kapitän der Füh­rung seines (Audit-) Schiffes seinen eigenen Stempel aufdrückt und auch die Situationen auf den (Unternehmens-) Ozeanen immer wieder unterschiedlich sind, so ist es doch wichtig, dass die Abläufe an Deck nach einheitlichen Standards erfolgen. Werden die Manöver (der Audit-Workflow) beherrscht, weil sie immer wieder gleich ausgeführt werden, kann viel Energie und Zeit gespart werden. So wird auch eine Revisionscrew sukzessive das Segeln auch auf schwe­rer See beherrschen und in der Lage sein, neue Manöver / Prozesse zu erlernen bzw. die beste­henden weiter zu perfektionieren.

Mit einer derartigen Standardisierung der Revisionsaktivitä­ten wird die Effizienz und die Effektivität der Prüfungs- und Beratungsprozesse definitiv gestei­gert. Verantwortlichkeiten werden eindeutig geklärt, die Frage „Wer macht in der Revision was, wie, wann und wo unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen?“ kann auf Basis eines derartigen Nachschlagewerks jederzeit beantwortet werden.