Prüfung und Bewertung von Geschäftsprozessen

Der Auftrag der Revision beinhaltet die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit, der Wirksamkeit und der Wirtschaftlichkeit des Portfolios der Geschäftsprozesse und damit die funktionsunabhängige Bewertung der Prozessfähigkeit des Unternehmens. Die Sicherstellung allein nur der Ordnungsmäßigkeit (Konformität) durch die Dokumentation und Archivierung der Prozesse ist nicht ausreichend, um die Prozessleistung zu verbessern. Vielmehr müssen die Prozesse hinsichtlich ihrer Wirksamkeit (Effektivität) und Wirtschaftlichkeit (Effizienz) untersucht und verbessert werden. Aus den Bewertungsergebnissen müssen Maßnahmen abgeleitet werden, die eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse nachweisbar machen.

Alle Geschäftsprozesse des Unternehmens müssen fähig sein, die Erreichung der definierten geschäftspolitischen Ziele zu erfüllen. Der Zielerreichungsgrad der definierten Prozesse muss über geeignete Prozesskennzahlen mit einem angemessenen Aufwand gemessen werden können, um die Prozesse steuern zu können. Alle definierten Prozesse auf der obersten Prozessebene (Schlüsselprozesse) müssen in regelmäßigen Abständen systematisch anhand festgelegter Bewertungskriterien validiert und verifiziert werden.

Michael Schulze Heuling gibt in diesem Gastbeitrag einen Ausblick darauf, was es dabei zu beachten gilt.

Viele Unternehmen haben ihre Revisionsbereiche beauftragt, prozess- und risikoorientierte Prüfungen durchzuführen oder die Revisionen haben auf der Basis der Standards und der Prinzipien der IIA/DIIR diesen Auftrag so für sich definiert.

Diese Aufgaben im Zusammenhang mit der Verbesserung von Geschäftsprozessen können durch die Revision teilweise nur unzureichend wahrgenommen werden, da die zu prüfenden Geschäftsprozesse häufig nicht oder nur ungenügend bzw. in unterschiedliche Güte dokumentiert sind, um diese einer fundierten Prüfung und Bewertung zu unterziehen. Teilweise sind die Prozessdokumentationen in Form einer Folge von Arbeitsabläufen ausschließlich auf die Anforderungen zur Ordnungsmäßigkeit (Konformität) ausgerichtet.

In der Regel verfügen diese vorhandenen Prozessbeschreibungen nicht über Ziele und Kennzahlen, an denen die Zielerreichung gemessen werden kann. Eine Bewertung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit findet bisher in den meisten Unternehmen nicht statt, da die Ziele für Geschäftsprozesse und die zur Messung erforderlichen Kennzahlen nicht festgelegt wurden. Die interne Revision kann unter diesen Umständen nur die Einhaltung der vorhandenen Vorgaben (Ordnungsmäßigkeit = Konformität) in den dokumentierten Prozessen bzw. Teilprozessen oder Arbeitsabläufen prüfen.

Die Ordnungsmäßigkeit ist lediglich die Grundlage für die Verbesserung der Wirksamkeit. Ohne Nachweis der Wirksamkeit ist keine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit zu erzielen.

Das Vorhandensein von Prozessbeschreibungen ist noch kein Prozessmanagement. Von einem Prozessmanagement im Unternehmen sollte man nur sprechen, wenn eine gezielte und nachhaltige Steuerung der jeweiligen Prozesse durch Zieldefinitionen, Bewertungen der Prozessergebnisse und Gegensteuerungsmaßnahmen bei Abweichung von den definierten Toleranzen nachweisbar ist. Die Nachweisführung ist von der Revision durch Internal Audits zu prüfen und zu bestätigen.

Eine Prüfung der Wirksamkeit der Geschäftsprozesse ist in der Regel nicht im Prüfungsauftrag /-umfang der Revision enthalten. Teilweise bezieht sich der Prüfungsauftrag sogar nur auf die Einhaltung der Regeln zur Erstellung des korrekten Jahresabschlusses und ggf. auf das Vorhandensein eines internen Kontrollsystems. Dies reicht aber nicht aus, um die Unternehmen bei der Erreichung der strategischen Ziele zu unterstützen.

Der Auftrag der Revision in der 3. Verteidigungslinie sollte sich über die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsprozesse auf die vorhandene Wirksamkeit und die Wirtschaftlichkeit der Prozesse im Unternehmen hinaus erstrecken. Insofern kommt der Revision die Aufgabe zu, die Wahrnehmung der Prozessverantwortung und der Prozesssteuerung im Unternehmen zu prüfen und zu bewerten.

Einige Unternehmen haben ihre Prozesse optimiert und ggf. sogar digitalisiert, unterziehen die durchgeführte Optimierung allerdings keiner Wirksamkeitsprüfung. Eine Steuerung der Geschäftsprozesse und Sicherung der kontinuierlichen Verbesserung ist daher häufig nicht nachweisbar.

Auf den Punkt gebracht bedeutet dies: Die Prozesse sind nicht Teil der Unternehmenssteuerung, denn:

Um ein Unternehmen prozessorientiert steuern zu können, muss darüber hinaus die Bedeutung der Prozesssteuerung in der Geschäftspolitik fest verankert sein.

Darüber hinaus fordert die revidierte Norm DIN EN ISO 9001:2015 eine systematische und nachvollziehbare Bewertung von Chancen und Risiken in den Geschäftsprozessen sowie eine Validierung der Prozesse nach definierten Kriterien. Bisher haben nur wenige Unternehmen Instrumente und Methoden entwickelt, um die Anforderung mit angemessenem Aufwand zu erfüllen.

Ein Geschäftsprozess ist definiert als die Gesamtheit von Tätigkeiten, die sich gegenseitig bedingen oder beeinflussen und die unter Verwendung von Ressourcen definierte Eingaben in definierte Ergebnisse umwandeln und einer kontinuierlichen Steuerung unterliegen. D.h. bei einem Prozess handelt es sich um einen geschlossenen Regelkreis. Und dieser Regelkreis erfordert einen Regler, der über Soll- und Istwerte von Prozesskennzahlen gesteuert wird. Dies geschieht mit Hilfe von Grenzwerten für die oberen und unteren Toleranzgrenzen der Werte der Prozesskennzahlen. Dokumentierte Arbeitsabläufe sind ggf. eine Grundlage für die Steuerung der Prozesse. Aus einer Reihe von Arbeitsabläufen lassen sich durch Hinzufügen der Steuerungsfunktionen Geschäftsprozesse gestalten.

Die Prozessprüfung (das Prozessaudit) stellt eine Bewertung der Geschäftsprozesse dar und wird durch prozessunabhängige Personen (Audit-Team) durchgeführt. Ein Prozessaudit ist eine „Dienstleistung“, bei der durch systematisches und gezieltes Befragen sowie Analysieren die Wirksamkeit von festgelegten Standards bzw. Vorgaben (Verträge, Normen, Vorschriften, …) bestätigt, weitere “Potenziale” im Prozess aufgespürt und durch konkrete Maßnahmen verbessert werden. Ein Prozessaudit dient der Untersuchung der Wirksamkeit der eingesetzten Prozesse und Verfahren. Es ist ein Instrument zur Prozessverbesserung.

Aus einer systematischen Prüfung und Bewertung der Prozesse und des Managementsystems sowie aus der Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen ergeben sich folgende Chancen für das Unternehmen:

Nachdem die Geschäftsprozesse mit ihren Zielen und geeigneten Kennzahlen definiert sind, geht es darum, sie mit Hilfe der Analyse der Kennzahlen zu bewerten und zu prüfen, ob und in wie weit die Ergebnisse erzielt werden, die sich alle Beteiligten wünschen. Folgende Fragen sind zu beantworten:

Fragen, die in den meisten Unternehmen bislang eher „gefühlsmäßig“ und geschätzt beantwortet werden. Es liegen kaum konkrete Messergebnisse vor. Eine Verbesserung der Prozessergebnisse kann nur durch eine regelmäßige Messung und Bewertung der Prozesse durch die Prozessverantwortlichen sowie durch Ableitung von Maßnahmen erreicht werden. Eine systematische Bewertung der Vorgehensweise im Prozess und der erreichten Prozessergebnisse ermöglicht es, die Wirksamkeit der Prozesse zu erhöhen und damit die gewünschten Prozessoptimierungen zu erreichen. Dazu müssen alle definierten Prozesse auf der obersten Prozessebene (Schlüsselprozesse in der Prozesslandkarte) in regelmäßigen Abständen systematisch anhand festgelegter Bewertungskriterien zunächst durch die Prozessverantwortlichen/ Prozesseigner (1. Verteidigungslinie) validiert und verifiziert werden. Dies geschieht durch:

Die Zusammenführung aller einzelnen Prozessbewertungen der Prozessverantwortlichen durch die Funktion Prozessmanagement/Qualitätsmanagement (2. Verteidigungslinie) gibt letztlich Aufschluss über die gesamte Prozessfähigkeit des Unternehmens.

Im Anschluss an die Selbstbewertung der Prozessverantwortlichen erfolgt die organisationsunabhängige Prüfung und Bewertung der Geschäftsprozesse und des Prozessmanagementsystems hinsichtlich der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit durch die interne Revision (3. Verteidigungslinie).

Bei der Prüfung und Bewertung geht es um die folgenden Faktoren:

Die Bewertung (Eigenbewertung und Auditbewertung) der Prozessperformance jedes Prozesses erfolgt auf der Grundlage strukturierter und gewichteter Bewertungskriterien in den Kriteriengruppen „Vorgehensweise = Reifegrad“ im Vergleich zu „Ergebnissen = Prozessfähigkeit“. So ist es möglich, durch Messungen ein Leistungsprofil der wesentlichen Prozesse darzustellen, und damit auch Schwerpunkte in der Verbesserung zu schaffen. Es ist möglich, die Teilprozesse nach Wichtigkeit zu analysieren, nach Ergebnis- und Zielerreichung und nach vorhandenem Entwicklungspotenzial. Die Auditierung anhand desselben Bewertungsschemas bietet die Möglichkeit eines Abgleichs des Eigenbildes mit dem Fremdbild. Zusätzlich bieten die Anregungen der Auditoren weiteres Verbesserungspotenzial für die Prozesse.

Zur Prüfung, Bewertung und Auditierung der Prozessperformance, der Chancen und Risiken und des internen Kontrollsystems in Prozessen und im Geschäftsprozessmanagementsystem gibt es geeignete Werkzeuge.

1. Prozessreport

Der Prozessreport ist ein einfaches und praxistaugliches Tool mit Hilfe dessen die Bewertung von Geschäftsprozessen in digitaler Form durchgeführt werden kann. Der Prozessreport gliedert sich in folgende Bestandteile:

2. Bewertung des GPM-Systems

Die Prüfung und Bewertung eines Prozessmanagementsystems im Unternehmen ohne den Aufwand alle Geschäftsprozesse einzeln zu bewerten ist möglich durch den Einsatz des Tools „Bewertung des GPM Systems“. Mit Hilfe dieses Werkzeuges werden der Reifegrad und die Fähigkeit des Prozessmanagementsystems im Unternehmen bewertet. Die Bewertungskriterien sind die gleichen wie im oben dargestellten Prozessreport für einzelne Prozesse. Diese Form der Bewertung lässt sich besonders gut nutzen, um die Ausgangslage des Prozessmanagementsystems im Unternehmen zu prüfen und zu bewerten und darüber der Geschäftsleitung zu berichten.

An weiteren Informationen dazu interessiert? Schauen Sie gerne auf der Website des Autors vorbei: https://www.tci.info/prozessbewertung und https://www.managementwerkzeuge.info.