Durch die Digitalisierung verändern sich die Anforderungen in unserer Arbeitswelt immer schneller. Auch die verstärkte Nutzung von Homeoffice und virtueller Zusammenarbeit stellen die Revision vor neue Herausforderungen. Für Sie als Revisor stellt sich die Frage, wie Sie mit den neuen Entwicklungen Schritt halten. Agile Arbeitsweisen können Sie dabei unterstützen, sich schneller an Veränderungen und neue Rahmenbedingungen anzupassen. Einen Überblick gibt in diesem Interview Katharina Herbst, die bei der Allianz Deutschland die Entwicklung und Einführung agiler Methoden in der Revision vorantreibt.
Warum der Einsatz von agilen Methoden sich lohnt
Warum sollte sich ein Interner Revisor mit agilen Arbeitsweisen beschäftigen?
Um als Revisor einen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten, sind insbesondere eine risikoorientierte Vorgehensweise und die durchgängige Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen im Nachgang zur Prüfung ausschlaggebend. Hierauf zahlen agile Arbeitsmethoden ein: Zum einen wird durch die iterative Vorgehensweise eine höhere Risikoorientierung erreicht. Zum anderen führt die häufigere Interaktion und Kommunikation mit den geprüften Bereichen zu einer höheren Akzeptanz und somit auch einer stringenteren Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen. Agile Arbeitsmethoden sind also hilfreiche Instrumente, die ein Revisor nutzen kann, um gemeinsam mit dem Prüfungsteam zielgerichteter zu arbeiten und um die Wahrnehmung als Sparringspartner durch die geprüften Bereiche zu stärken.
Vorteile der Agilität
Was sind Vorteile agiler Arbeitsweisen in der Internen Revision?
Agile Arbeitsweisen haben Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter, die Revision, die geprüften Bereiche, aber auch für das Unternehmen insgesamt. Agiles Arbeiten stärkt sowohl die Zusammenarbeit im Team als auch die Eigenverantwortung der einzelnen Teammitglieder. Durch regelmäßiges Feedback im Rahmen von “Retrospektiven” können sich die Revisionsmitarbeiter weiterentwickeln und neue Mitarbeiter haben eine steilere Lernkurve. Außerdem umfassen agile Methoden auch Instrumente zur Verbesserung der Kommunikation, wie zum Beispiel regelmäßige Stand-up-Meetings und Zwischenergebnis-Präsentationen. Die Nutzung dieser Instrumente führt zu weniger Missverständnissen im Team und im Austausch mit den geprüften Bereichen. Da der agile Ansatz auch die zeitnahe Anpassung an neue Rahmenbedingungen forciert, ergeben sich zudem Effizienzsteigerungen. Darüber hinaus lässt sich mit Hilfe agiler Methoden auch die standortübergreifende / virtuelle Zusammenarbeit nachhaltig verbessern.
Agile Arbeitsmethoden im Überblick
Scrum, Kanban, Design Thinking… können Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten agilen Arbeitsmethoden geben?
Der Scrum-Ansatz ist insbesondere für die Prüfungsdurchführung geeignet. Er zeichnet sich durch eine enge Teamarbeit aus, bei der sich die Teammitglieder ständig miteinander abstimmen. Dadurch wird ein strukturierter, aber dennoch flexibler Prüfungsablauf ermöglicht.
Kanban wird vor allem zur Visualisierung genutzt. So werden beispielsweise Auffälligkeiten, Risiken und Kontrollen im Prozess oder der Status von Aufgaben mit Hilfe von Post-its (virtuell) dargestellt, um dem Prüfungsteam einen besseren Überblick zu ermöglichen. Eine solche Visualisierung kann auch im Rahmen der Prüfungsplanung sinnvoll sein.
Design Thinking dient der Entwicklung neuer Ideen und der Problemlösung. So kann zum Beispiel zu Beginn der Prüfung durch Brainstorming-Instrumente der Prüfungsansatz gemeinsam erarbeitet werden.
Erfolgreiche Implementierung agiler Methoden
Welche Grundsteine müssen gelegt werden, um agile Methoden in der Internen Revision erfolgreich zu implementieren?
Für eine erfolgreiche Implementierung agiler Methoden ist vor allem das Mindset der Mitarbeiter ausschlaggebend. Der Fokus sollte daher nicht alleine auf der Vermittlung von Methodenwissen liegen, sondern vor allem darauf abzielen, die Mitarbeiter für die neuen Methoden zu begeistern. Um möglichst viele Mitarbeiter dazu zu motivieren, agile Methoden zu nutzen, kommen verschiedene Instrumente in Frage, die bestenfalls kombiniert werden – zum Beispiel Workshops und Schulungen oder Wissenstransfer durch Multiplikatoren. Darüber hinaus sollte ein regelmäßiger Austausch zu agilen Methoden ermöglicht werden, um die Umsetzung nachhaltig zu gestalten.
