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Warum ein professioneller Follow-up Prozess die Königsdisziplin der Internen Revision ist

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Whitepaper Grundlagen der Internen Revision

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16. Januar 2025
Grundlagen
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Der erfolgreiche Abschluss eines Audits liegt in der Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen durch die Geprüften. Dies ist über die Nachverfolgung der Revisionsfeststellungen einem Monitoring (Follow-up) zu unterziehen. Nach Versand des Prüfungsberichts verliert sich aber oft das Interesse der geprüften Fachbereiche. Wie kann hier erfolgreich gegengesteuert werden, um  das gemeinsame Ziel der Verbesserung von Prozessen und internen Kontrollen zu erreichen?

 

Fritz Volker, erfahrener Revisions-Experte, gibt dazu einen Überblick und zeigt die Möglich­keiten, Chancen und Erfordernisse eines erfolgreichen Follow-up auf.

Experte Fritz Volker

Fritz Volker

Langjährige Leitungsfunktionen in der Internen Revision bei Finanzdienstleistern und Energieversorgern

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Vertrauen ist gut, aber Monitoring ist besser!

Sie adeln das Follow-up als revisorische Königsdisziplin. Ist das nicht überzogen?

Die Antwort lautet definitiv: NEIN! Denn erst dieser letzte Step im Audit-Workflow stellt sicher, dass die von der Internen Revision festgestellten Beanstandungen vereinbarungsgemäß beseitigt und identifizierte Risiken der geprüften Bereiche hierdurch reduziert werden. Die Überwachungsaufgabe der Revision endet also nicht mit der Verteilung des Prüfungsberichts. Nur durch ein systematisches Follow-up wird der mit einem Audit angestrebte Zweck erreicht.

Wie wird das Follow-up in der Revisionspraxis umgesetzt?

Die Vorgehensweise, der Umfang, die Einbindung der relevanten Fachbereiche sowie die technische Unterstützung des Follow-up variieren teilweise erheblich zwischen Internen Revisionen. In der Praxis reicht das Spektrum von effizienten Verfahren und technisch bestens unterstützten Kommunikationsprozessen mit den Fachbereichen bis hin zu einem Follow-up, das lediglich als lästige Pflicht betrachtet wird, der man sich mit minimalem Aufwand entzieht. Eins ist sicher: Der Erfolg des Follow-up steht und fällt mit der klaren und eindeutigen Formulierung der Feststellungen und Maßnahmen im Audit Report und einer partnerschaftlichen Kommunikation mit den Auditees. Hier schlummert noch viel Optimierungspotenzial, dass es gezielt zu wecken gilt!

Wie sind Follow-up und Wertschöpfung der Revision miteinander verzahnt?

Es ist doch frustrierend, sich als Revisor viel Mühe zu machen, einen guten Bericht zu schreiben, den dann alle ignorieren! Das bedeutet doch, dass Prüfungsfeststellungen an sich keinen Wert haben. Sie nutzen dem Unternehmen nur dann und in dem Maße, in dem Konsequenzen aus ihnen gezogen und die im Bericht hieraus abgeleiteten – i. d. R. mit den Geprüften abgestimmten – Maßnahmen vereinbarungsgerecht umgesetzt werden. Ist dies nicht gewährleistet, sind schöne Prüfungsberichte mit geschliffenen Formulierungen genauso wenig wert wie schlechte Berichte. Natürlich ist der Prüfungsbericht der einzig sichtbare Output der Revision. Ihren Mehrwert für das Unternehmen generiert sie jedoch nur mit der Maßnahmenumsetzung durch den geprüften Bereich. Erst damit wird die Revision zum Value Driver, zum internen Mehrwertgenerator!

Gibt es eine allgemein gültige Geheimrezeptur für das Follow-up?

Welche Faktoren fördern die Effektivität & Effizienz des Follow-up?

Da gibt es einige, die jedoch nicht so ohne weiteres als Blaupause für jede Interne Revision angewendet werden können. Das ist zurückzuführen auf bestehende Unterschiede wie z. B. im Backing durch die Geschäftsführung, der Führungskultur, dem Kontroll-/Risikobewusstsein im Unternehmen, regulatorischen Anforderungen, der personellen und technischen Ausstattung usw.

Grundsätzlich hat sich jedoch erwiesen, dass u. a. folgende Faktoren das Follow-up positiv beeinflussen:

  • Qualität des zugrundeliegenden Audits
  • Eindeutige und klare Definition von Feststellungen, Maßnahmen und Umsetzungsverantwortlichen/-terminen im Prüfungsbericht
  • Klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Rollen
  • Verankerung des Follow-up in einer transparenten Geschäftsanweisung bzw. Prozessbeschreibung
  • Konsequente Durchsetzung und Leben dieses verabschiedeten, unter Risikoaspekten entwickelten Prozesses
  • Erläuterung des Follow-up im Rahmen der Final Meetings, ggf. auch Referenz auf die entsprechende Geschäftsanweisung o. ä. im finalen Prüfungsbericht
  • Angemessene Dokumentation, zielgruppenorientiertes TOP-Management Reporting und stringentes Eskalationsverfahren
  • Professionelle/s, softwareunterstützte/s Administration, Controlling und Tracking der Feststellungen und Maßnahmen
  • Zuverlässiges Umsetzungsmonitoring über eine stets zu aktualisierende Datenbank und flankierenden Einsatz spezieller Key Performance Indicators

 

Inwieweit kann Audit Software den Follow-up Prozess optimieren?

Die Interne Revision überwacht die fristgerechte Umsetzung der im Revisionsbericht festgelegten Maßnahmen und die Termine zur Behebung von Mängeln. Die verantwortlichen Stellen sind verpflichtet, die Revision über den Fortschritt zu informieren. Idealerweise wird dieser Prozess durch ein IT-basiertes Follow-Up-System unterstützt, auf das auch die geprüften Einheiten Zugriff haben. So können sie die ergriffenen Maßnahmen und den aktuellen Umsetzungsstatus fristgerecht dokumentieren.

Unabhängig von der Bewertung der Feststellungen und dem Fortschritt der Maßnahmen ist es ratsam, die zuständige Einheit rechtzeitig vor Fristablauf an die bevorstehende Deadline zu erinnern, etwa per E-Mail, sofern nicht ein IT-basiertes Follow-Up-System automatisch Erinnerungen versendet oder eine selbständige Überwachung durch die verantwortliche Einheit möglich ist.

Die Implementierung von Software, soweit sich diese vom Business Case her rechnet, für das Follow-up der Internen Revision bietet eine Reihe von Vorteilen, die weit über die bloße Verwaltung von Maßnahmen hinausgehen. Sie verbessert die Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit. In einer zunehmend digitalisierten Welt stellt Software eine wichtige Grundlage für ein modernes und effektives Follow-up-Management dar.

 

Welche Vision haben Sie für das Follow-up?

Wenn Sie mich schon so fragen: Man darf ja noch Träume haben!

 

Stellen Sie sich einmal vor,

  • Sie erhalten zu den für die Maßnahmenumsetzung vereinbarten Terminen unaufgefordert pünktliche Rückmeldungen von allen Umsetzungsverantwortlichen.
  • All diese Rückmeldungen wären so eindeutig und schlüssig, dass Sie die Umsetzung der Maßnahmen als erledigt kennzeichnen können.
  • Das Follow-up läuft weitgehend automatisiert mit minimalem manuellen Handling.

Wäre das nicht super? Wäre das nicht ein tolles Gefühl? Und das ist alles denk- und auch machbar!

 

Aber ein Traum wird nicht durch Magie zur Realität; es braucht Schweiß, Entschlossenheit und harte Arbeit.

 

Colin Powell


Packen Sie es – jetzt – an … viel Erfolg dabei!

Interne Revision Follow-up Monitoring Königsdisziplin
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