5 Excel-Tipps, die Ihren Revisions-Alltag erleichtern

Microsoft-Excel ist von den meisten Arbeitsplätzen, gerade innerhalb der Internen Revision, nicht mehr wegzudenken. Die meisten Revisoren nutzen es regelmäßig oder sogar täglich. Doch wer hat vor der ersten Nutzung eine Einführung erhalten? Wer wurde explizit auf die Nutzung geschult? Vermutlich haben Sie es sich selbst beigebracht oder Tipps von Kollegen und Kolleginnen erhalten. Eine offizielle Schulung zur Nutzung wird in den meisten Fällen erst nach einer bestimmten Zeit durchgeführt, um spezifische Kenntnisse zu erlangen. Grundkenntnisse und einfaches Handling bleibt dabei meist aus.

In ihrem Gastbeitrag hat deshalb Maria Drießen fünf Tipps und Tricks zusammengestellt, die Ihnen die Arbeit mit Excel erleichtern und Zeit sparen können.

1. Formeleingabe vereinfacht

Beginnen Sie eine Zelleingabe mit dem Gleich-Zeichen, weiß Excel automatisch, dass Sie eine Formel eingegeben wollen. Allerdings muss das Gleich-Zeichen immer mittels der Hochstelltaste und 0 eingegeben werden. Dies kostet Zeit.

Lösung:  Wussten Sie, dass zur Vereinfachung alternativ auch das Plus-Zeichen genutzt werden kann?

2. Formeln vervielfachen

In vielen Fällen möchte man eine Formel auf eine Zeile anwenden und diese dann für jede weitere Zeile vervielfältigen. Dies wird meist durch die Funktion Copy + Paste ([Strg] + [c] & [Strg] + [v]) gelöst. Allerdings gibt es weitere Möglichkeiten, die meist nicht bekannt sind:

1. Die erste Möglichkeit, die ich Ihnen zeigen möchte, ist neben der Kombination aus Copy + Paste, die Tastenkombination [Strg] + [u]. Diese kann genutzt werden, wenn neben dem Feld, welches kopiert werden soll, gleichzeitig auch die auszufüllenden Felder markiert werden. Jetzt wird die Tastenkombination [Strg] + [u] verwendet. Excel kopiert direkt die Formel in alle weiteren ausgewählten Felder.
2. Die zweite Möglichkeit ist gerade bei einer großen Datenmenge hilfreich. Wenn eine Zelle angeklickt wird, erscheint unten rechts in der Zelle ein Fadenkreuz. Mittels eines Doppelklicks wird die Spalte soweit ausgefüllt, wie angrenzende Bereiche gefüllt sind.

Alternative:  Sollte der Doppelklick nicht das Ausfüllen aller gewünschten Formeln beinhalten, kann auch das Fadenkreuz mit der Maus nach unten gezogen werden.

3. Relative und Absolute Bezüge

Das Vervielfachen unter 2) hat ein Beispiel für einen relativen Bezug gezeigt. Dies bedeutet, dass sobald man die Formel in eine andere Zelle kopiert, die berechneten Werte in der Formel sich auch relativ bewegen. Kopieren wir die Formel =A1+A2 innerhalb der Zelle A3 in die Zelle B3, wir die Formel zu =B1+B2. Sie verschiebt sich relativ mit.

Möchte man allerdings einen Wert, zum Beispiel A1, immer fest mitnehmen, muss dieser Wert als absoluter Wert markiert werden. Dies wird durch ein $-Zeichen vor jeweils der Spalte und der Zeile festgelegt.

Lösung:   A1 wird zu $A$1

Beim Kopieren wird jetzt die Zelle A1 mitgenommen.

Zwei $-Zeichen bewirken, dass die komplette Zelle A1 mitgenommen wird. Möchte man allerdings beim Kopieren nach rechts-unten nur die feste Spalte A mitnehmen und die Zeile 1 nur relativ mitnehmen, setzt man das $-Zeichen vor die Spalte (= $A1). Umgekehrt, würde beim Kopieren nach rechts-unten die Spalte relativ mitgenommen werden und die Zeile fest, wenn das $-Zeichen nur vor der Zeile steht (=A$1).

Tipp:  Die Funktionstaste F4 ändert die Bezüge durch mehrmalige Bestätigung wie folgt:

=A1 à =$A$1 à =A$1 à =$A1 à =A1

4. Formeln anwenden auf gefilterte Daten

Oft erhalten Revisoren eine Liste, mit zum Beispiel Einkaufsbelegen aus dem SAP-System. Diese enthält beispielsweise die Belegnummer, das Datum und Einkaufswert. Um sich einen Überblick über die Daten zu verschaffen, werden häufig Summen gezogen (=SUMME), die Anzahl (=ANZAHL) oder der Durchschnitt (=MITTELWERT) werden berechnet.

Jetzt erkennt man allerdings, dass es Daten gibt, die über den relevanten Zeitraum gehen oder nur bestimmte Belegnummer-Intervalle betrachtet werden sollen. Nun fängt man an diese Daten nach den Kriterien zu filtern.

Was fällt auf? Die zuvor berechneten Formeln verändern sich nicht, obwohl die Anzahl sich stark verändert hat. Die Formeln ignorieren also den Filter. Und jetzt?

Lösung:  Mittels der Formel TEILERGEBNIS lassen sich verschiedene Formeln auf gefilterte Daten anwenden.

TEILERGEBNIS(Funktion;Quelldaten)

Die Funktion beschreibt hierbei die gewünschte Formel. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Funktionen >100 verhalten sich so, wie die normale Nutzung der Formel. Das bedeutet, der Filter wird ignoriert.

5. Gleiche Exceldatei mehrmals öffnen

Kennen Sie auch das Problem, wenn Sie Daten aus dem einem Blatt innerhalb einer Exceldatei benötigen, um das andere Blatt auszufüllen oder beide Blätter einfach nur gegenüber anzuschauen? Vielleicht ist Ihnen dabei schon mehrmals aufgefallen, dass Excel es nicht zulässt, zweimal die gleiche Datei zu öffnen (beziehungsweise zweimal eine Datei mit gleichem Namen). Anfangs habe ich die Datei einfach kopiert und die Kopie mit anderem Namen versehen. Allerdings habe ich beim Bearbeiten der Datei oft den Überblick verloren und die falsche Datei bearbeitet. Dies endet in mehreren unterschiedlichen Versionen und meist gehen wichtige Schritte verloren.

Lösung:  Excel bietet allerdings eine Alternative an. Über den Reiter Ansicht und im Bereich „Fenster“ bietet Excel die Möglichkeit, ein „Neues Fenster“ zu öffnen. Dies entspricht der gleichen Exceldatei nochmals. Als würde dies nicht schon genügend Aufwand ersparen, werden Änderungen in einem der Exceldateien auch in der anderen direkt angezeigt. Das bedeutet, egal in welcher Datei Sie arbeiten, Sie schreiben die Änderungen direkt in Ihre Originaldatei und verlieren somit keine Arbeitsschritte.