Reisekostenmanipulation und Spesenbetrug

Eine Optimierung des Reisekostenprozesses kann nicht nur zu einem beträchtlichen Kostensenkungspotential führen, sondern durch fundierte Analysen der gesamten Prozesskette lassen sich auch signifikante Schwachstellen in der Abwicklung, Buchung und Abrechnung von Auswärtstätigkeiten identifizieren. Auf der anderen Seite sind diese Prozesse grundsätzlich sehr anfällig für wirtschaftskriminelle Handlungen, da sich Mitarbeiter leicht zur Verletzung der Reiserichtlinien verleiten lassen.

Andererseits stellen sie erfahrungsgemäß vielfach die Einfallstore dar, durch die sich dolose Handlungen im Unternehmen verbreiten können. Spesenbetrug wurde bei vielen Personen, die sich anderer wirtschaftskrimineller Handlungen schuldig gemacht haben, in mehr oder minder größerem Umfang als Begleitdelikt festgestellt.

Je länger ein doloses Schema unentdeckt weiterlaufen kann, desto größer wird der daraus resultierende Schaden.

Wir wissen derzeit nur wenig über die Motivation der Täter. Es ist ferner erforderlich, im Hinblick auf zu planende Präventionsmaßnahmen, sich in die Psyche bzw. Denkweise der Täter zu vertiefen, um das Übel an der Wurzel zu packen und nicht nur die Symptome zu behandeln. Grundsätzlich sind es drei Faktoren, die eine Tat ermöglichen:

In der neueren betriebswirtschaftlichen Literatur kommt ein vierter Faktor heute hinzu: Grundsätzlich muss der Täter eine Möglichkeit zum wirtschaftskriminellen Handeln bemerken und letztendlich bewerten.

Großzügige Kilometerangaben oder kleinere Schummeleien beim Arbeitsstundennachweis – nicht selten stoßen Arbeitgeber auf Ungereimtheiten bei der Spesenabrechnung ihrer Angestellten. Ist das Verhältnis zwischen den Vertragsparteien ohnehin gestört, werden solche Verstöße gerne als Kündigungsgrund herangezogen. Die heutige LAG/BAG-Rechtsprechung ist zunehmend arbeitnehmerfreundlich und trifft Einzelfallentscheidungen. Die frühere pauschale Rechtsprechung, dass Spesenbetrug grundsätzlich einen fristlosen Kündigungsgrund darstellt, gilt heute uneingeschränkt nicht mehr.

Leute, die einmal mit dolosen Handlungen begonnen haben, werden diese solange fortführen, bis sie von äußeren Umständen gezwungen werden, diese einzustellen.

In der Phase der Reisekostenabrechnung ergeben sich für das Unternehmen durch Betrug und Urkundenfälschung die größten materiellen Folgen. Im Wesentlichen werden die Aufwendungen fehlerhaft und/oder überhöht abgerechnet. Hinzu kommt die fiktive Abrechnung von Reisekosten, die überhaupt nicht angefallen sind.

Dabei ist bei der Analyse zu unterscheiden, ob es sich um einen sog. „Arbeitsfehler“ handelt oder um eine systematische Vorgehensweise. Häufig testen potentielle Betrüger/innen die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems mit kleineren „Vergehen“ (z.B. fiktive Erhöhung der Kilometerabrechnung um ein paar Kilometer) um dann im Falle der Nichtentdeckung mit hoher krimineller Energie nachzulegen.

Eine wirksame Prävention wird erfahrungsgemäß durch ein nicht effizient arbeitendes Internes Kontrollsystem negativ beeinflusst. Dazu zählt vor allem die oftmals laxe Wahrnehmung der Dienstaufsicht durch die Vorgesetzten und eine falsche Schwerpunktbildung in den Tätigkeiten der Internen Revisionen.

Die Verhinderung bzw. die Reduzierung der Wahrscheinlichkeit von Manipulationen basiert auf der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems. Dazu zählen eine hohe Entdeckungswahrscheinlichkeit durch entsprechende Prüfungen der Internen Revision und die Kommunikation und Durchsetzung einer wirksamen Konsequenz- und Sanktionskultur im Falle von aufgedeckten Straftaten.