Eine Optimierung des Reisekostenprozesses kann nicht nur zu einem beträchtlichen Kostensenkungspotential führen, sondern durch fundierte Analysen der gesamten Prozesskette lassen sich auch signifikante Schwachstellen in der Abwicklung, Buchung und Abrechnung von Auswärtstätigkeiten identifizieren. Auf der anderen Seite sind diese Prozesse grundsätzlich sehr anfällig für wirtschaftskriminelle Handlungen, da sich Mitarbeiter leicht zur Verletzung der Reiserichtlinien verleiten lassen.
Andererseits stellen sie erfahrungsgemäß vielfach die Einfallstore dar, durch die sich dolose Handlungen im Unternehmen verbreiten können. Spesenbetrug wurde bei vielen Personen, die sich anderer wirtschaftskrimineller Handlungen schuldig gemacht haben, in mehr oder minder größerem Umfang als Begleitdelikt festgestellt.
Wirtschaftskriminalität – das sind die entscheidenden drei Irrtümer:
- Externe Täter sind gefährlicher als die eigenen Mitarbeiter
- Leitende Angestellte sind verdächtiger als einfache Mitarbeiter
- Technische Systeme sind die wirkungsvollsten Instrumente zum Schutz gegen wirtschaftskriminelle Handlungen
„Je länger ein doloses Schema unentdeckt weiterlaufen kann, desto größer wird der daraus resultierende Schaden.“
Den typischen Reisekostenbetrüger gibt es nicht
Wir wissen derzeit nur wenig über die Motivation der Täter. Es ist ferner erforderlich, im Hinblick auf zu planende Präventionsmaßnahmen, sich in die Psyche bzw. Denkweise der Täter zu vertiefen, um das Übel an der Wurzel zu packen und nicht nur die Symptome zu behandeln. Grundsätzlich sind es drei Faktoren, die eine Tat ermöglichen:
- es muss eine Gelegenheit bzw. Möglichkeit zur Tat geben,
- der Täter muss eine Motivation, einen Anreiz oder gar einen subjektiven Zwang für die Tat haben,
- schließlich muss er die Tat im Nachgang vor sich selbst rechtfertigen können.
In der neueren betriebswirtschaftlichen Literatur kommt ein vierter Faktor heute hinzu: Grundsätzlich muss der Täter eine Möglichkeit zum wirtschaftskriminellen Handeln bemerken und letztendlich bewerten.
Was versteht man unter Spesenbetrug?
Spesenbetrug ist eine rechtlich unzulässige Handlung des Arbeitnehmers im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung, die zu einer Kostenerstattung des Arbeitgebers führt, zu der er tatsächlich nicht verpflichtet wäre und damit ein Delikt, das strafrechtlich und arbeitsrechtlich zu Ungunsten des betreffenden Mitarbeiters zu ahnden ist (Betrug und Urkundenfälschung).
Spesenbetrug und Reisekostenmanipulation
- stellt eine Vermögensschädigung des Arbeitgebers dar
- ist mit geringer Öffentlichkeitswirkung verbunden
- weisen kleinere bis mittlere durchschnittliche Schadenssummen je Vorgang auf (kumuliert über Jahre können aber auch sechsstellige Eurobeträge zusammenkommen)
- wird in Bereicherungsabsicht begangen
- kann nicht bei Tatbegehung direkt und wirksam verhindert werden („in flagranti“)
- kann durch jeden Mitarbeiter begangen werden (unabhängig der Hierarchiestufe)
Großzügige Kilometerangaben oder kleinere Schummeleien beim Arbeitsstundennachweis – nicht selten stoßen Arbeitgeber auf Ungereimtheiten bei der Spesenabrechnung ihrer Angestellten. Ist das Verhältnis zwischen den Vertragsparteien ohnehin gestört, werden solche Verstöße gerne als Kündigungsgrund herangezogen. Die heutige LAG/BAG-Rechtsprechung ist zunehmend arbeitnehmerfreundlich und trifft Einzelfallentscheidungen. Die frühere pauschale Rechtsprechung, dass Spesenbetrug grundsätzlich einen fristlosen Kündigungsgrund darstellt, gilt heute uneingeschränkt nicht mehr.
„Leute, die einmal mit dolosen Handlungen begonnen haben, werden diese solange fortführen, bis sie von äußeren Umständen gezwungen werden, diese einzustellen.“
In der Phase der Reisekostenabrechnung ergeben sich für das Unternehmen durch Betrug und Urkundenfälschung die größten materiellen Folgen. Im Wesentlichen werden die Aufwendungen fehlerhaft und/oder überhöht abgerechnet. Hinzu kommt die fiktive Abrechnung von Reisekosten, die überhaupt nicht angefallen sind.
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Beispiele für dolose Abrechnungen sind:
- Abrechnung von der privaten Lebensführung zuzuordnenden Kosten (z.B. Reinigung von Kleidung, Bewirtung von Familienangehörigen)
- Abrechnung von nicht erstattungsfähigen Zusatzleistungen (PayTV, Minibar)
- unterlassene Kürzungen des Tagegelds (Frühstückabzug)
- Abrechnung von bereits durch den Arbeitgeber erstatteten Kosten
- Aufrundung der Abwesenheitszeiten
Dabei ist bei der Analyse zu unterscheiden, ob es sich um einen sog. „Arbeitsfehler“ handelt oder um eine systematische Vorgehensweise. Häufig testen potentielle Betrüger/innen die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems mit kleineren „Vergehen“ (z.B. fiktive Erhöhung der Kilometerabrechnung um ein paar Kilometer) um dann im Falle der Nichtentdeckung mit hoher krimineller Energie nachzulegen.
Deshalb ist eine Prüfung durch die Interne Revision so wichtig
Eine wirksame Prävention wird erfahrungsgemäß durch ein nicht effizient arbeitendes Internes Kontrollsystem negativ beeinflusst. Dazu zählt vor allem die oftmals laxe Wahrnehmung der Dienstaufsicht durch die Vorgesetzten und eine falsche Schwerpunktbildung in den Tätigkeiten der Internen Revisionen.
Die Verhinderung bzw. die Reduzierung der Wahrscheinlichkeit von Manipulationen basiert auf der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems. Dazu zählen eine hohe Entdeckungswahrscheinlichkeit durch entsprechende Prüfungen der Internen Revision und die Kommunikation und Durchsetzung einer wirksamen Konsequenz- und Sanktionskultur im Falle von aufgedeckten Straftaten.
Mein Freund hat ein Unternehmen und hatte leider letztes Jahr Schwierigkeiten mit Kriminalität gegen sein Unternehmen. Es war schrecklich. Ich werde ihm diese Tipps weitergeben, besonders den Teil des Artikels wo es sagt, externe Täter sind eigentlich gefährlicher als eigenen Mitarbeiter im Unternehmen. Diese Infos werd ich mit ihm teilen.
Gut zu wissen, dass Spesenbetrug eine rechtlich unzulässige Handlung des Arbeitnehmers im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung ist, die zu einer Kostenerstattung des Arbeitgebers führt, zu der er tatsächlich nicht verpflichtet wäre. Mein Onkel ist seit fast 20 Jahren als Buchhalter tätig. Er ist der Ansicht, dass reisende Mitarbeiter bei der Abrechnung besonders aufpassen sollen, damit sie nicht vom Arbeitgeber in Anspruch genommen werden.
Gut zusammengefasst, Herr Delling/Frau Ritter! Danke. Das bestätigt unsere Annahme eines enormen finanziellen Potentials durch die Einführung eines KI basierten, digitalen Tools, die solche Methoden ohne manuelle Prüfung dieser Praktiken aufdeckt.